Обработката на ведомостта е многоизмерна задача, която работодателят трябва да изпълнява. Работодателят трябва да спазва стандартите за заплати и часове на Министерството на труда на Съединените щати и правилата за данъка върху заплатите на Вътрешната данъчна служба. Освен това, той трябва да отговаря на изискванията за държавните заплати. Наличието на контролен списък за обработка на работната заплата помага да се гарантира съответствие.
Обработка на заплатите
Контролният списък трябва да включва задачите за обработка на заплатите за всеки период на заплащане. Това включва всички стъпки, необходими за обработка на заплатите от началото до края. Ако има няколко периоди на заплащане, като например два пъти седмично и полумесечно, подгответе отделни контролни списъци за всеки цикъл на заплащане, за да избегнете объркване. Например, ако всички работници на час се изплащат на две седмици и всички наети служители получават половинмесечна заплата, ще са необходими отделни контролни списъци, тъй като и двете групи на заплащане се обработват по различен начин.
Контролният лист за обработка на заплатите може да включва стъпки за потвърждаване на подадените данни за времевата карта, изчисляване на времевата карта и въвеждане на часовете за заплати в системата. Тя трябва да включва стъпка, която да гарантира, че заплатените работници получават редовно заплащане за периода на заплащане. Освен това, тя трябва да включва извършване на промени в данните за работните заплати на служителите, като например промени в адреса и удръжките, корекции на заплащането, като увеличения на заплатите и проверки за анулиране, както и нова обработка при наемане и прекратяване. Тя може да включва и обработка на допълнително заплащане, като извънреден труд, обезщетения, премии и комисиони.
Обработка на удръжки
Приспаданията от ведомостта включват законови / недоброволни удръжки. Последното означава, че приспадането е правно обвързващо. Законоустановените удръжки включват федерален данък върху доходите, социалноосигурителен данък и данък Medicare, а в повечето случаи и данък върху доходите на държавата. Работодателят е отговорен за удържането на тези данъци от заплатите на служителите. Освен това, той е отговорен за своята част от данъците върху заплатите. Контролният списък трябва да включва изискваните законови удръжки. Задължителните удръжки включват също и възнаграждения за заплати и поръчки, удържани от издръжка на дете. Включете ги в списъка за проверка, ако е приложимо.
Доброволните удръжки са тези, които фирмата предлага, като пенсионни и здравни обезщетения, застраховка „Живот и инвалидност“, благотворителни вноски, такси за паркиране, съюзни такси и погасяване на кредити. Контролният списък не трябва да изброява всеки вид доброволно приспадане, но трябва да включва проверка за доброволни удръжки. След като представителят на работната заплата се запознае с работната заплата, е лесно да се разбере кои удръжки засягат служителите.
Генериране на заплащане
Контролният списък трябва да съдържа стъпки за отпечатване на заплати и заплати и генериране на директен депозит. Включете стъпка за отпечатване на доклад за предварителна обработка, който позволява на представителя на работната заплата да проверява отново - и ако е необходимо, да коригира - работната заплата, преди да отпечата заплатите и преди да генерира файла с директен депозит. Освен това, ако заплатите трябва да бъдат препратени към конкретно лице след обработка на работната заплата, посочете това в списъка за проверка.
Последваща обработка
След обработването на ведомостта на работната заплата трябва да се подадат съответните данни, за да се гарантира спазването на изискванията за водене на записи. Контролният списък трябва да посочва различните отчети за заплатите, които трябва да бъдат подадени. Освен това, тя трябва да включва необходимите доклади за съответните отдели, като например счетоводство или финанси и човешки ресурси. Ако е необходимо допълнително взаимодействие с тези или други отдели, включете го в списъка за проверка. Например, ако външно данъчно дружество се занимава с въпросите, свързани с данъците върху трудовите възнаграждения на дружеството, контролният списък трябва да включва как да се препращат данъчните данъчни документи на данъчната компания.
