Дори в офис от един човек, организирането на офис процедури е от съществено значение за ефективното функциониране на бизнеса. Създаването на набор от организирани процедури улеснява управлението на бизнеса и намалява времето, необходимо за надзорни задачи като подаване, закупуване и извършване на основни документи.
Елементи, от които се нуждаете
-
Софтуер за текстообработка
-
печатар
-
Трипръстено свързващо вещество
Създайте списък с процедури, които трябва да бъдат организирани. Уверете се, че сте изброили всички офис процедури, които очаквате да направите в бъдеще, дори ако те се извършват рядко.
Определете лицето, което понастоящем отговаря за всяка процедура в офиса. Ако е отговорен повече от едно лице, идентифицирайте лицето, което извършва процедурата най-ефективно, или кой е най-ясно изразяващ описанието на процедурата.
Поискайте от всяко лице да напише подробно описание на начина, по който изпълнява всяка офис процедура. Уверете се, че всеки човек следва стъпка по стъпка, ясен формат, като предостави образец или образец на това как трябва да се напише описанието на всяка офисна процедура. Искане всяко лице да предостави копие от тяхното описание в общ формат на текстообработваща документация.
Комбинирайте описанията на всички офис процедури в един главен документ, организиран в глави по функции. Например, групирайте всички счетоводни процедури в една глава, като всички процедури за транспортиране са в друга глава.
Разпечатайте целия документ и осигурете поне един трипръстен с всички офис процедури. Осигурете на всеки член на персонала отделен документ, обхващащ всички офис процедури, за които те отговарят, и се уверете, че всички служители четат документите, отнасящи се до тези офис процедури, които извършват редовно.
