Администраторът на безвъзмездни средства е отговорен за надзора на предложенията за безвъзмездни средства, за мониторинг на безвъзмездните средства и за гарантиране, че всички дейности по предоставяне на безвъзмездни средства съответстват на договора. Администраторът трябва да е запознат с всички срокове и измерими резултати и да произвежда кореспонденция, да създава доклади и да води записи, за да докаже, че всички условия на безвъзмездните средства са изпълнени. Събирането на данни, въвеждането на данни и анализът са част от процеса. Управлението на безвъзмездни средства е професионална дейност, която изисква специално внимание към детайлите и техническата експертиза.
организирам
Събиране и организиране на предложението за безвъзмездни средства, всички материали за обезпечение и последваща кореспонденция, свързана с наградата. Използвайте разделите за безвъзмездна помощ като отправна точка за организация, например с файл за всеки измерим резултат. Подайте всички данни, събрани по резултата, за който се отнася, така че информацията да е лесно достъпна, когато е време да се правят месечни или годишни отчети. Има много документи, свързани с правилното администриране на безвъзмездни средства и това трябва да бъде внимателно организирано.
Идентифицират и представят необходимите формуляри по начина и сроковете, определени в договора. Създаването на контролен списък и времеви ред в началото на процеса ще спомогнат за осигуряване на съответствие.
Определя и прилага системи за събиране на данни, необходими за удовлетворяване на условията на субсидията. Всеки измерим резултат, посочен в гранта, трябва да бъде доказан с документация. Например, ако сте обещали да запишете 50 студенти, трябва да имате формуляри за записване и листове за вписване в писмена форма.
Наблюдавайте бюджетите: Проследяване на разходите, за да се гарантира, че покупките и разходите са направени в съответствие със статии в бюджета и периодично издават отчети за разходите, така че персоналът знае къде стоят по отношение на ограниченията за закупуване и бюджета.
Получаване на одобрение за промени в безвъзмездните средства, както е позволено от условията на договора, тъй като периодът на отпускане на безвъзмездни средства напредва и необходимостта от промени се проявява. Всякакви промени в условията на гранта трябва да бъдат одобрени от главния изпълнителен директор на организацията.
Наблюдавайте напредъка към целите и обещаните резултати и предлагайте промени, ако те не са изпълнени. Ако целите на посещаемостта не са изпълнени, например, служителят, отговорен за набирането на персонал, трябва да бъде предупреден, за да могат да предприемат коригиращи действия.
Съвети
-
Запишете заплатата на администратора в безвъзмездната помощ като договорена покупка в бюджета. Ако администраторът обработва повече от една субсидия, ги запишете като процент от времето, което ще им е необходимо за администриране на всяко отпускане.
Внимание
Не правете грешката да очаквате от съществуващия персонал да намери време за администриране на значителна субсидия. Грантовите награди в размер на 100 000 долара и повече изискват много време и опит, за да се осигури съответствие и спазването е необходимо, ако се надявате да осигурите финансиране в бъдеще.
