Оперативен план е писмено описание, в което се посочва как се обработват функциите на бизнес операциите. Той описва процедурите в оперативната дейност, използваните процеси и отговорността на работниците във всеки отдел. Тези планове са създадени с цел повишаване на ефективността на бизнес процесите. Оперативният план е стандартен раздел, включен в бизнес плановете на повечето организации. Оперативният план за обслужване на клиенти описва процедурите, които се очакват от работниците в този отдел. Този план насърчава ефективността на обслужването на клиентите и трябва да се преразглежда често, за да се гарантира, че тя работи ефективно.
Прегледайте служителите за обслужване на клиенти. Доброто обслужване на клиентите започва с представители на обслужването на клиенти, които са активи за компанията. За да бъде добър представител за обслужване на клиенти, човек трябва да притежава ентусиазъм и да бъде приятелски настроен. Той трябва също да притежава умения за решаване на проблеми и да е в състояние да бъде съпричастен към клиентите. Оперативен план, съдържащ работници, които не отговарят на тези изисквания, няма да бъде възможно най-ефикасен. Основната цел на обслужването на клиентите е да поддържа щастливите клиенти. За да се подобри оперативния план за това, прегледът на служителите в обслужването на клиенти е от жизнено значение.
Създайте програми за обучение. Ефективното обслужване на клиентите изисква подходящо обучение за представителите. Със създаването и въвеждането на необходимите обучителни класове, служителите се обучават в правилните процедури за обработка на обаждания, въпроси и оплаквания на клиенти. Знаещите служители дават по-добри резултати. Оперативният план на компанията трябва да съдържа подробности относно наличните програми за обучение и изискванията на работниците. Ако планът не е такъв, те трябва да се добавят като опит да се подобри работата на всички представители на обслужването на клиенти.
Даване на разрешение за вземане на решения от определени служители. Не всички служители трябва задължително да бъдат упълномощени да вземат изключително трудни решения, но като позволят на някои от тях да имат тази власт, служителите получават увереност в себе си. Служителите трябва да чувстват, че техните решения са важни и ценни. Оперативният план трябва да съдържа процедура за възнаграждения на служителите. Когато представители на обслужването на клиенти вземат добро решение с клиента, служителят трябва да бъде поздравен или признат по някакъв начин, за да насърчи служителя да продължи да търси добри решения с клиенти.
Разработване на обратна връзка с клиентите. Обратната връзка от клиентите е важна възможност, от която предприятията трябва да се възползват. Оперативният план трябва да посочва как е получена обратната връзка и трябва да обясни как се обработва обратната връзка. Много компании записват и наблюдават всички отзиви. Обратната информация се анализира и използва за подобряване на организацията.
