Искането за оферта или заявка за предложение или RFP е документ, изготвен от фирма или организация за доставчици. Например, строителна компания може да се нуждае от дърводелци или болница може да се нуждаят от уеб дизайнер, за да създаде сайт. ОГП са обикновено официални документи с насоки за продавача. Те включват подробности за бизнеса, който прави заявката, спецификациите на бизнес проекта, процеса на привличане на продавачи, процеса на избор за избор на доставчик или доставчици, процеса на договаряне и процеса на комуникация по време на поканата.
Съберете цялата си информация предварително. Имате финансовите си отчети, бюджети, договори, споразумения и всякакви други свързани с проекта документи. Това ще улесни писането на RFP.
Напишете преглед или въведение, понякога наричано „резюме“. Този раздел представя бизнеса или организацията, която отправя искането, и мястото му в неговата индустрия. Обобщението представя също така и мощността на проекта или нуждите на бизнеса, за които се търсят искания.
Представете ясно спецификациите, по отношение на които доставчиците ще отговорят. Определете естеството и обхвата на вашия проект, вашите нужди, очакваните резултати и всяка друга важна информация. Бъдете конкретни; съществува значителна разлика между необходимостта от уебсайт, проектиран и нуждаещ се от уебсайт, проектиран, актуализиран и редовно управляван.
Ясно посочете инструкциите за това как процесът на комуникация ще бъде обработен по време на процеса на привличане. Ако искате продавачите да се свържат с един човек във вашата организация, направете това ясно. Ако ще има презентация за продавачите, които ще присъстват, включете всички подробности за това. Ако не искате продавачите да се свържат с вас по време на процеса, посочете това окончателно. Определете как ще бъдат получени офертите, дали трябва да бъдат запечатани и какъв е крайният срок.
Обяснете, че RFP не е договор и че отговорът на него не гарантира избор. Уверете се, че сте включили информация, която ще даде отговор на доставчика за времето на продавача. Посочете подробности за бюджета, договора, формата на плащанията и оценката на работата, докато проектът е активен.
Включете всички правни, авторски, застрахователни и етични съображения, които продавачите трябва да вземат предвид. Това включва, но не се ограничава до споразумения за поверителност, изисквания за доставчици на малцинства, местни разпоредби, съображения за безопасност и бизнес практики.
Посочете различни инструкции за начина на форматиране на отговорите. Инструктирайте доставчиците как искате да видите техните номера на предложенията, каква информация трябва да съдържат в предложенията си, като копия на застрахователна информация или бизнес лицензи.
Включете прогнозирано заключение относно процеса на подбор. Нека продавачите знаят дали ще бъдат уведомени, ако не получат работата, както и какво да очакват, ако бъдат избрани за работа.
