Създаването на инвентарен списък на стоките в офис може да бъде важно в случай на кражба, пожар или природно бедствие. Без списък трябва да разчитате на паметта си, за да отчетете съдържанието на даден офис. Копие от списъка трябва да се съхранява извън обекта и да се актуализира, като се закупуват или премахват офис мебели и оборудване. По избор можете да добавите списък с чертежи или снимки, показващи местоположението на ключовите обекти във всяка стая.
Мебели и аксесоари
Списък на офис мебели и аксесоари за стаи включва бюра, столове, лампи, кофи за боклук, картотеки и дори процедури за прозорци. Не бива да се пренебрегват декоративни предмети, като картини или картини, стенни висящи фигури, растения, декоративни фигурки и огледала. Проверете рафтовете, които съставляват офис библиотека. Някои справочници могат да бъдат относително скъпи и тяхната стойност трябва да се отбележи.
Компютърни системи
Сърцето на повечето офиси днес е една или повече компютърни системи. Системите са съставени от основния корпус на компютъра (CPU), монитори, принтери, скенери, високоговорители, клавиатури, мишки и всички свързани свързващи кабели. Записвайте всички преносими компютри. Допълнителните елементи включват непрекъсваеми резервни батерии и системи за видеопроекция. Офисният инвентар, в който се посочват и покупната цена и датата на закупуване на всеки артикул, независимо дали са мебели или компютри, позволява списъкът да се използва при определяне на размера на покритието, необходимо за застраховане на съдържанието на офиса. Записването на покупната цена и датата е полезно и при попълване на данъчни декларации за доходите, тъй като компютрите и другото офис оборудване могат да бъдат амортизирани за няколко години и тяхната покупна цена и дата са необходими в това изчисление. Включете и компютърния софтуер в списъка.
Комуникационно оборудване
Офисите обикновено използват електронно оборудване за комуникации, в допълнение към електронната поща чрез компютър. Офисният инвентарен списък следва да включва копирни и факс машини, телефони, диктофони и домофони. Широколентовите модеми и рутери се използват за свързване на компютри и VoIP (Voice Over Internet Protocol) към комуникационни услуги. Наличието на списък, който включва серийни номера на всички електронни и изчислителни устройства, ще бъде ценен в случай на кражба.
припаси
Офисните “доставки” се считат за артикули, които се използват в хода на дейността и трябва периодично да се попълват. В тази категория са хартия за копирни машини и принтери, преносими компютри и хартия за тефтери, подплатени подложки, книги за дата и календари, мастило и тонер за принтери и факс машини, химикалки и моливи, маркери, кламери, торби за боклук, пликове и други подобни. Разходка през магазин за офис доставки или бърз поглед към гардероба ви за доставка ще ви напомни за всякакви допълнителни предмети от типа на предлагането. Софтуерните програми са на разположение за подпомагане на управлението и проследяването на офисните инвентаризации и могат да дават предупреждения, когато консумативите са ниски и трябва да бъдат пренаредени.
