Начинът, по който избирате да организирате офис файловете, има важно въздействие върху ефективността и производителността. Системата за подаване на документи трябва да се основава на начина, по който се използват файловете в офиса, какви характеристики на файла са най-често споменати и как се искат файлове. Отговарянето на тези въпроси ще ви помогне да определите най-добрата система за организиране на вашите файлове.
Елементи, от които се нуждаете
-
Шкаф за картотекиране
-
Файлови папки
-
Файлови етикети
Определете дали ще организирате файловете по азбучен ред по тема, чиято численост ще се използва предварително определена система за номериране или хронологично по дата или дата на създаване. Създавайте временни и постоянни файлове. Временните файлове в момента са активни файлове, чиято крайна дата е зададена, след което файлът може да бъде унищожен или поставен с архивирани файлове. Примери за временни файлове включват текущи проекти, действия и материали, които трябва да бъдат прочетени. Постоянните файлове са тези, които не са достъпни толкова често, но трябва да се съхраняват в архивите за бъдещи справки.
Запишете заглавията и дефинициите на вашия етикет в документ, който може да бъде посочен. Например, ако използвате цифрова система за записване, запишете предмета, всеки номер съответства на и посочете примери на документи, които ще бъдат включени в този обект. Това помага да се запази последователността при подаване на документи.
Създайте купчини за временни документи, постоянни документи и кошчета. Сортирайте документите, преди да ги включите в системата за архивиране. Не подавайте това, което не е необходимо да се записва.
Изберете място за съхранение на файла. Може да решите, че временните активни файлове трябва да се подават в чекмеджето на бюрото ви, където са лесно достъпни. Файловете, разпределени между персонала, трябва да се намират централно в офиса. Ако работите с файлове, които трябва да бъдат защитени, като например файлове, съдържащи лична информация на клиентите, използвайте шкаф за заключване на файлове и определете кой в офиса ще има достъп.
Създайте файловете си. Обозначете файловете с вашата азбучна, цифрова или хронологична система. Не забравяйте, че докато искате да сте конкретни с вашите заглавия на етикетите, искате също заглавията да са достатъчно широки, за да обхващат няколко вида документи. Например, вместо етикетиране на файл с конкретно име на събрание да се създаде файл за срещи, посещавани в рамките на една година и да се съхраняват всички съответни документи в него. Това ви предпазва от създаването на множество файлове, в които ще се съхраняват само един или два документа.
Съвети
-
Запомни просто е винаги по-добре. Опитайте се да избягвате сложни системи за архивиране, които ще бъде трудно за вас и персонала да запомните. Използвайте гъвкав файл за конкретни задачи, като например плащане на сметки или фактуриране. Организирайте файла си от време или ден в зависимост от задачите и изчистете файла, като задачите се изпълняват чрез изхвърляне на документи или преместването им в постоянен файл.
