Архивирането на документи е съхранението на документация, която вече не се използва активно, но организациите трябва да пазят тази документация като вид исторически запис. Обикновено организациите и фирмите архивират документи, но физическите лица могат да архивират документация по различни причини. Поредица от съображения и методи се свързват с архивирането на документи. В някои случаи организацията ще има набор от добре дефинирани политики за управление на документацията, в рамките на които организацията очертава процедура за архивиране. Организациите могат лесно да архивират различни видове медии, включително електронни.
Предназначение
Организациите архивират документи по различни причини, в повечето случаи свързани с общата цел или ролята на организацията. Често организациите архивират документацията, защото е от културно или историческо значение. Алтернативно, бизнесът може да има правна или финансова причина за водене на надежден запис на минали документи, за които архивирането е най-ефективният метод на управление.
Съображенията
Всяка организация, която има нужда от архивиране на документи, трябва внимателно да разгледа своите процедури. Определянето на това каква документация трябва да се архивира, както по отношение на минали, така и на текущи операции, естествено е първостепенно съображение. За текущата документация, която организацията произвежда, организацията може да достигне до някакъв график за архивиране. Методите за архивиране също се различават, а напредъкът на изчислителните технологии е въвел богатство от нови инструменти, предлагащи ефективни и рентабилни решения в много случаи.
Инструменти
От 2011 г. се увеличиха софтуерните инструменти за архивиране на документи, което дава на организациите повече възможности за архивиране на по-ниски разходи. Организациите могат да използват архивиране на софтуера като инструмент, не само за документи, които съхраняват в електронна форма, но и за хартиена документация и други медии. Организациите могат да сканират или конвертират не-цифрови елементи за съхранение в електронна форма, като намаляват количеството физическо пространство, необходимо за ефективно водене на документацията.
Рискове
Рисковете са присъщи на всяка система за архивиране на документи и организациите трябва да ги вземат предвид, когато създават политика за организационно архивиране. Ползата от съхраняване на документацията в електронна форма е валидна само ако архивите са защитени. Следователно организациите трябва да използват адекватни предпазни мерки, за да защитят стабилността и сигурността на архива, който архивира инструментите и услугите по различни начини.
Ползи
Ползите от наличието на ефективна система за архивиране на документи са се увеличили с появата на технологични решения. Електронните записи заемат по-малко физическо пространство и в някои случаи дори не могат да пребивават в основните помещения на бизнес или организация. Например, някои организации могат да използват външна услуга за управление на документи. Друго предимство на използването на електронни записи е, че организациите могат лесно и бързо да направят архивното съдържание достъпно, когато е необходимо, често в електронен формат за търсене.
