В офис среда е важно винаги да се поддържа професионално поведение. Пунктът е съществен и всеки опит трябва да се направи, за да пристигне навреме. Освен ако не очаквате важен разговор, мобилните телефони трябва да бъдат изключени или настроени да вибрират, за да не се наруши работата на офиса. Облечете се в правилното облекло за вида на извършваната дейност. Например носенето на дънки в професионална офис среда ще се счита за неподходящо, но дънките могат да бъдат приемливи дрехи в строителния офис.
Обслужване на клиенти
Един от най-важните фактори в офис процедурите е начина, по който клиентите се третират, когато се обаждат или посещават офиса.
Когато се занимавате лично с клиентите, е добра идея да поздравите човека с усмивка и да бъдете внимателни към техните нужди. Ако клиент влезе с жалба, слушайте внимателно, но не станете отбранителен, конфронтационен или разстроен, той ще служи само за ескалиране на ситуацията. Показвайте истинска загриженост, въпреки че изразът на лицето или езика на тялото се оплакват от клиента. Ако клиентът се разсърди, им позволи да се дразнят - не се опитвайте да ги спрете или да говорите с тях. След като са изразили оплакването си, реагирайте спокойно, като им кажете какво възнамерявате да направите, за да им помогнете или на кого ще ги насочите и как това лице ще може да помогне за решаването на проблема.
Етикет на телефона
Тъй като човекът от другия край на линията не може да ви види, на телефоните трябва да се отговори оптимистично. Човекът на другия край трябва да може да чуе „усмивката“ в гласа ти. Винаги отговаряйте на входящите обаждания с името на фирмата, като се погрижите да обявите името на компанията, така че да е разбираемо. Понякога е необходимо да пренасочите повикванията, преди да ги препратите на получателя. Направете всеки опит да получите правилното име на лицето. Поддържайте тефтерче удобно, за да запишете името на обаждащия се в случай на прекъсване или получателят не отговори и повикването се връща обратно. Това ще направи възможно директното обръщане на обаждащия се.
Взаимодействие с други служители
Никога не е добра идея да обсъждате лични проблеми с други служители или да се включите в слуховете в офиса. Политиката и религията трябва да се избягват като теми за служебен разговор.
Винаги бъдете уважителни, когато се обръщате към други служители. Добро правило на палеца е, ако човекът, към когото се обръщате, е подчинен, е добре да се обръщаме към тях с първото си име, но надзорникът или мениджърът трябва да бъдат адресирани като г-н или г-жа, освен ако не поискат да бъдат адресирани до първия им адрес. име.
организация
Работната зона трябва винаги да бъде чиста, чиста и организирана. Ако сте пострадали или сте извън офиса по някаква причина, може да се наложи някой да извлече информация от бюрото си и не трябва да “претърсва” всичко в работната си зона, за да открие това, което търсят. Също така е важно да не държите лични вещи в или на бюрото си, защото някой, който случайно се „препъна” в нещо, което не искате да стане публичен.
Внимание към детайла
Ако работата изисква няколко стъпки за завършване, добра идея е да направите контролен списък и да отметнете всеки елемент, както е завършен. Без значение какви задължения се отделят, вниманието към детайла е от решаващо значение за добра работа.
Ако създаването на документ е част от задачата, не забравяйте да извършите проверка на правописа и граматиката на всеки документ. Каквото и да изисква работата, винаги е добра идея да проверите отново работата преди да я включите.
