Писането на искания и коригиращи съобщения изисква подготовка и планиране, преди да започнете да пишете. Пишете от обикновен контур, за да бъдете организирани. Решете какво искате да направи читателят. Например желаете ли да си върнете парите или искате продуктът да бъде заменен? Писмено искане е начин да се решат проблемите при направени грешки и може да се наложи корекция. Съобщение за корекция е отговор на писмо с искане, направено срещу вашия бизнес.
Елементи, от които се нуждаете
-
Постъпления
-
банкноти
Съобщение за иск
Пишете за съответните факти в първия параграф. Започнете с проблема. Обяснете точно какво се е случило и причината, поради която пишете искането.
Посочете защо смятате, че искането ви трябва да бъде предоставено във втория параграф. Разкажете на читателя спецификата на иска и правните отговорности и справедливост. Например, продуктът не функционира, както се предлага в рекламата.
Започнете третия параграф, като поискате действие. Искайте това, което очаквате от читателя. Включете дата, до която очаквате действие. Не заплашвайте, но обяснете какви допълнителни стъпки може да предприемете, ако заявката ви не е изпълнена. Затворете с искрено и подписа си над отпечатаното име.
Съобщение за корекция
Започнете първия си параграф с изречение за одобрение. Първо дайте на клиента добрата новина и се съобразете с искането на клиента.
Започнете втория параграф, като обясните грешката. Обяснете причината за проблема. Не възлагайте обвинение. Съсредоточете се върху постоянните си усилия, за да избегнете грешки и трудности.
Изразявайте своята благодарност за бизнеса на клиента в третия параграф. Извинете се, ако смятате, че трябва да го направите. Ако не сте в състояние да изпълните всички елементи на исканата корекция, обяснете защо и добавете всички необходими подробности за това как ще отговорите на искането.
Затворете писмото с „Искрено“ и отпечатайте и подпишете името си.
Проверете писмото си, за да сте сигурни, че тонът е приятелски настроен. Опитвайте се да не звучи снизходително или да означава.
Съвети
-
Запазете копие от писмото си за вашите записи.
Предоставете като прикачени документи като сметки, рекламни материали или разписки, които могат да архивират това, което пишете.
