Електронните таблици са популярен инструмент в офиса и могат да бъдат полезни и у дома. Независимо дали трябва да имате график за подробности и автоматично да събирате разходите за сватба, изгответе фактура за вашия клиент на свободна практика или създайте набор от финансови отчети за вашия бизнес, електронните таблици отговарят на задачата.
Може да има крива на обучение, ако искате да използвате някои от по-напредналите функции, но след като разберете как работят електронните таблици и техните възможности, ще видите, че използването им е почти безкрайно.
Какво е електронна таблица?
Електронната таблица е електронен документ, който използва редове и колони за съхраняване и манипулиране на данни. Това е цифров, базиран на софтуер работен лист, моделиран след хартиената форма на хартиената хартия на счетоводителя. Редовете и колоните образуват клетки, които съдържат отделни данни. Можете да използвате електронни таблици за извършване на математически изчисления и други манипулации на данните, които въвеждате.
Много хора също използват електронни таблици, за да записват и съхраняват данни, които имат множество атрибути. Например, името на дадено лице, неговите адресни данни, името на фирмата, за която работят, тяхното заглавие и статут на бизнес отношения могат да се използват за база данни за търсене на продажби.
Можете да сортирате данни в електронна таблица и да извършвате различни видове анализ върху тях. Можете също да приложите различни формули и функции към данните. Електронните таблици предлагат възможността да организирате информацията си и да я използвате като основа за създаване на таблици, диаграми и графики за анализ.
Защо да използвате електронна таблица?
Една от най-популярните причини за използването на електронни таблици е да съхранявате, записвате и отпечатвате данни. Лесно е да организирате и сортирате данни с електронна таблица и поради разположението с редове и колони от клетки можете да кликнете навсякъде, за да актуализирате информацията лесно, без да се налага да се притеснявате за невидими пространства, връщания или раздели, както бихте направили в някои други програми като текстов редактор.
Можете да автоматизирате различни функции, за да изпълнявате изчисления, да търсите определени елементи или да изтегляте информация за актуализации от други програми или от мрежата. Например, счетоводителите могат да добавят нови данни всеки месец към своите електронни таблици и да използват проста формула „сума“, за да актуализират общото количество на данните автоматично.
Електронните таблици предлагат бърз и лесен начин за показване на данни и споделяне с други хора. Можете да въведете данни или да ги копирате от друга програма и да ги поставите в електронна таблица, да запазите файла и да го изпратите по електронна поща на някой друг. Служителите в офиса могат да запишат електронна таблица в офисната си компютърна мрежа, за да позволят на други хора да отворят файла и да актуализират различни части от него.
Електронните таблици предлагат възможност за съхраняване на големи количества данни на едно място, тъй като файлът с електронни таблици съдържа повече от един лист. Всеки раздел на файла се нарича работен лист, а файлът се нарича работна книга. Можете да съхранявате финансова информация, форматирана във финансови отчети, за малък бизнес и да използвате различен раздел за всеки месец от годината. След това можете да добавите друг раздел, който използва връзки, за да обобщи и добави всички данни в годишна цифра.
Как да използваме Google Excel
Excel е името на електронната таблица на Microsoft Office, но можете да го използвате с Google, вместо да използвате приложението за електронни таблици на Google. Едно от най-големите предимства на използването на програмата за електронни таблици на Microsoft Excel в приложението Google Drive на Google е, че можете да работите с електронни таблици в Excel онлайн.
С Microsoft Office, освен ако нямате онлайн абонамент за Office 365, ще имате достъп само до файловете на електронната таблица на Excel от твърдия диск на собствения ви компютър или от папката с мрежови файлове. Ако искате да работите с електронни таблици на Excel в устройството на Google, можете също да конвертирате електронната си таблица в Excel във файла на Google Sheets. Ако качите Excel файл, който да се съхранява в Google Диск и се опитате да го отворите, ще видите статичен документ, който няма да ви позволи да правите никакви промени.
Въпреки това Microsoft и Google са подобрили способността си да работят заедно в файловете на Microsoft Office в Google. Можете да инсталирате приставката Microsoft Office на Microsoft Office, намерена в Google Play. След като инсталирате приставката, когато отваряте приложенията си в Microsoft Office, ще видите падащо меню, което казва Google Диск и ще ви даде различни опции за отваряне, редактиране и запазване на файловете на Microsoft Office. в Microsoft Office формат, докато ги съхранявате в Google Диск.
За да получите приставката, извършете онлайн търсене в браузъра си за приставката за Google Диск за Microsoft Office. Ще бъдете помолени да изтеглите "_driveforoffice.exe "_ файла и следвайте обикновен процес на инсталиране.
Как да използвате Google Листове
За да създадете електронна таблица в Google Таблици, уверете се, че сте влезли в профила си в Google, отворете раздела на браузъра, отидете на drive.google.com или на sheets.google.com и създайте нов документ с листове.
След като преминете към Google Диск, като използвате лентата с менюта в лявата част на екрана или червения бутон „+“ в долния десен ъгъл на екрана, създайте нов документ „Листове“ и ще сте готови да започнете да използвате таблица. Google Листове ви позволява лесно да си сътрудничите с други хора онлайн, след като им изпратите връзка към електронната си таблица. Няколко души могат да работят активно във файла едновременно и можете да видите кой е във файла и дори какъв раздел на електронната таблица и клетката, в която работят. С листовете можете да използвате и другите интегрирани инструменти на Google, като например превеждането на текст в електронната таблица, като използвате формулите, за да вземете автоматично данните за цените на акциите от онлайн сайтовете и да импортирате други видове данни директно от уеб страници в електронната си таблица.
Google Sheets предлага предварително построени шаблони за различни приложения, като например бюджет, фактура на свободна практика, финансови отчети на компанията, проследяващ проект, диаграма на Гант, график за смяна на служителите, база данни за контакти за продажби и др. Можете да намерите тези и други шаблони в Microsoft Excel и други програми за електронни таблици. Едно от предимствата на Google Таблици е, че работата ви се запазва автоматично на всеки няколко секунди. Ако използвате програмата за електронни таблици на Excel, имате възможност за автоматично записване, но това не е функцията по подразбиране и може да загубите работа, освен ако ръчно не запазите работата си често.
Основни функции на електронната таблица
Основните функции на електронната таблица включват съхраняване на три вида данни, които са текст, числа и формули или функции. Повечето хора използват електронни таблици, за да изпълняват основни математически изчисления, като събиране, изваждане, умножение и деление на техните данни. Можете също така да съхранявате редове от данни с няколко атрибута, като имена и данни за адреса.
Електронните таблици обикновено имат много редове, за да поемат голямо количество данни, с максимум два милиона клетки, съставени от много колони и редове, от които имате нужда, до този клетъчен лимит. Последната версия на Microsoft Excel в момента предлага 1048,576 реда и 16,384 колони, за да съхраните данните си.
Данните за електронни таблици могат да бъдат копирани като таблици и поставени в други програми, като текстообработваща програма или програма за слайд презентация, за да се създадат различни графици за целите на анализа, докладването и представянето. Можете също така да форматирате данните си с помощта на цветове, линии, текстови полета, изображения и много други функции, за да привлечете вниманието към определени части от данните ви или график за електронни таблици.
Какво представляват разширените функции за електронни таблици?
В зависимост от това дали използвате Google Таблици, Microsoft Excel или друга програма за електронни таблици, ще имате достъп до много разширени функции, които могат да ви помогнат да изградите всички типове модели за обработка и анализ на данни.
Например, можете да използвате електронни таблици за извършване на статистически регресионни анализи, моделиране на дисконтирани парични потоци и много други упражнения. Можете да създадете работна книга с няколко електронни таблици, които съдържат данни за финансовите отчети за всеки месец от годината. След това можете да създадете друга електронна таблица в същата работна книга или нова работна книга, която да съдържа предположения за растеж на бизнеса, растеж на продажбите, процентни промени в разходите и други предположения. След като използвате формули и връзки, можете да създадете прогнозен финансов отчет, който автоматично се актуализира всеки път, когато променяте предположенията в раздела за предположения за електронна таблица.
Можете да използвате различни автоматизирани формули и функции, включително формули "ако / след това", които ви позволяват да кажете дали е изпълнено условието "X", след това изпълнете функцията "Y" или формулата. Можете дори да поставите тези if / then изрази и Microsoft Excel може да обработи до седем изявления if / then, вложени един в друг, което означава, че можете да имате до седем условни функции, зависими един от друг, автоматично прилагани към вашите данни.
Някои програми за електронни таблици предлагат макро запис, който ви позволява да записвате различни стъпки на рутинен процес, като например форматиране на електронни таблици или въвеждане на определени типове данни, без да е необходимо да познавате Visual Basic или друг език за програмиране. В бъдеще, вместо да изпълнявате действителните функции във вашата електронна таблица, можете да използвате клавишни комбинации и процесът ви се изпълнява автоматично, защото стъпките са запазени под формата на макрос.
Електронните таблици предлагат функции като "търсене на цел", което ви позволява да преглеждате формули и да ги решавате за определени дефинирани отговори и съответно да променяте входовете. Ако имате големи набори от данни, с които да работите, някои функции ви позволяват да идентифицирате и премахвате дубликати, да сортирате и филтрирате данните, да ги консолидирате, да го съчетаете, да ги класирате и да търсите стойности на данни вертикално или хоризонтално и да ги върнете в нова таблица, Това са само няколко примера за множеството разширени функции, които предлагат електронните таблици.
Електронни таблици срещу програми за бази данни
Много хора използват електронни таблици за съхраняване на редове от данни и може да се чудите защо не бихте използвали програма за бази данни като Microsoft Access, за да съхранявате данните, вместо да използвате електронна таблица. Докато програмите за бази данни и електронни таблици могат да съхраняват редове от данни с множество атрибути, всеки има своите силни страни.
Excel, Google Sheets и други електронни таблици съхраняват данни със заглавия по същия начин, по който би се използвала програма за бази данни. С данни от електронни таблици обаче можете да правите автоматично изчисленията на формулите или ръчните изчисления лесно на данните. Електронните таблици също са лесни за използване и можете да започнете да въвеждате и работите с вашите данни веднага, вместо да се налага да настройвате базата данни, както бихте направили в програма като Access. С електронни таблици можете също така лесно да създавате диаграми и графики въз основа на вашите данни.
От друга страна, базите данни са по-стабилни. С данни от електронни таблици е лесно да изтриете погрешно клетка, ред или колона с данни, ако не обръщате особено внимание, което е много по-трудно в рамките на програма за бази данни. Освен това, ако имате големи количества данни, те могат да станат неуправляеми в електронна таблица, където програмите за бази данни са специално предназначени за управление на хиляди и дори милиони редове записи на данни. Когато трябва непрекъснато да актуализирате елементи от всеки ред от записи на данни или да извършвате различни видове сортиране и отчитане, програмата на базата данни може да има повече смисъл от електронна таблица.
