За всяка организация празнуването на сградата е кулминацията на години работа и планиране. Има много начини да планирате това възпоменание. Насладете се на времето, прекарано в творчески решения за това кои компоненти са най-подходящи за вашето събитие. Ще има ли рязане на лента? Какво ще кажеш за обяд? Искате ли да включите религиозен компонент? Много от тези идеи могат да зависят от бюджета ви, но си струва да ги проучите. След като сте въвели някои насоки, започнете процеса на планиране.
Задайте датата няколко месеца предварително. Координирайте с изпълнителя на сградата при очаквана дата на завършване. Проверете местните строителни разпоредби - може да се наложи издаване на сертификат за обитаване, преди да можете законно да бъде домакин на събитие в новата сграда. Ако планирате празник в цялата общност, проверете календарите на други групи или институции, за да не презаписвате първоначалните дати.
Подгответе гост няколко месеца предварително. Уведомете поканените ВИП за датата и ги уведомете, че ще резервирате места за паркиране и специални места за тях. Оценете броя на присъстващите гости: Разгледайте внимателно вашия списък и вероятността хората да присъстват. Обикновено колкото по-голям е списъкът с гости, толкова по-малък е процентът на посещаемост. За списъци от 500 или повече гости, 25% посещаемост е начална оценка. Заведенията за обществено хранене са информиран ресурс за оценка на броя на гостите, които ще присъстват.
Няколко месеца предварително, поканете членове на духовенството и други оратори, които се надяват да участват в услугата.
Изпращайте известия „Запазете датата“ по пощата на целия списък с гости до два месеца предварително.
Резервирайте и се срещнете с доставчика възможно най-рано. Взема решения за планиране на пространството, меню, необходимост от оборудване, паркинг, флорални аранжировки и обслужващ персонал.
Резервиране на оборудване и услуги. Започнете да провеждате срещи за планиране за всеки от тях няколко месеца предварително. Те могат да включват оборудване (столове, маси, спално бельо, сцени, озвучителна система и подиум), камериер, флористи, музиканти, принтери и фотографи. Започнете да работите с всички медии, които могат да покрият събитието.
Пощенски покани три седмици преди събитието. Адрес на ръката, ако е възможно.
Потвърдете с доставчиците на услуги две седмици предварително и проверете отново всички подробности. Направете подробен график на събитията за деня на събитието и го разпространете до доставчиците на услуги. Включете информация за контакт с номера на мобилен телефон. Програмите или поръчките за обслужване трябва да отидат на принтера две седмици преди събитието.
В деня преди събитието, резервирайте паркинг за ВИП, духовенство и обществено хранене с конуси и запазени паркинг знаци. Вземете програмата / поръчките за обслужване от принтера. Получаване на елементи за наемане и започване на настройка. Повторно се свържете с членовете на медиите и резервирайте паркинга за тях, ако е необходимо.
В деня на събитието изгответе плана и зависи от професионалистите, които сте наели да си вършат работата.
Съвети
-
Проектирайте посвещението в чест на намерението на сградата. Например, учениците биха могли да играят значими роли в посвещаването на нова училищна сграда, или гостите биха могли да бъдат поканени да хвърлят семена от диви цветя при посвещаването на центъра за обществени градини. Ако парите за новата сграда са били дарени, планирайте да имате частна партия „да се погледне“ за донори вечерта преди посвещението.
