Политиката за заплати описва процеса на изплащане на заплати, тъй като той се отнася до администрирането на заплати, отчитане на времето, схеми за заплати и методи на плащане. Документираните процедури осигуряват ясен и дефиниран процес на одобрение, ефективни дейности за заплати, наличност на формуляри и подходящи контроли. Организация с установена политика и процедури за заплати може да осигури на служителите точни и навременни плащания на заплати и заплати.
значение
Разходите за заплати са едни от най-големите разходи във всяка организация. Политиката за заплатите създава вътрешни проверки и баланси, за да контролира и защитава тези разходи. То намалява честотата на грешките и възможността за измама. В големите компании процесът на изплащане на заплати включва много време и ресурси. Процедурите за набиране на заплати създават ефективност по отношение на събирането на време, обработката на документи, въвеждането на данни, плащането и воденето на записи. Чрез включването на автоматизацията и напредъка в технологиите на системите, процедурите могат да бъдат икономически ефективни и да спестят парите на компанията.
Предназначение
Политиката за заплати гарантира, че служителите винаги ще получават правилното заплащане в точното време. Тя гарантира, че компанията се придържа към федералните, държавни и местни закони, особено тези, които се отнасят до данъци, Medicare, Социално осигуряване и справедливи трудови стандарти. Спазването на законодателството ще помогне на компанията да избегне плащането на санкции. Процедурите за изплащане на заплати също подпомагат въвеждането на утвърдени структури и системи за компенсации, бюджети на отдели и колективни договори.
Характеристика
Политиката за заплати определя отговорностите и отговорностите на персонала и мениджърите на ведомостта. Тъй като работната заплата включва поверителна информация, политиката трябва да посочва нивата на достъп и сигурност. Той също така идентифицира обучението, изисквано от различни групи служители. Процедурите за заплати уточняват процеса от момента на наемане на служителя. Те включват дейности за заплати и форми, необходими за обработка на нови наети лица, промени в заетостта, актуализиране на информация, специални плащания, удръжки, отчитане на времето и прекратяване.
Съображенията
За да се сведе до минимум рискът от измама, политиката за заплати трябва да включва вътрешен контрол. Една форма на контрол е разделяне на задълженията. Например, ако има двама служители, които участват в обработката на работната заплата, човек може да подготви документи за заплати, докато другият ще разреши и одобри. Одобряващият орган трябва да преразгледа цялата информация за заплащането и отпускането. Друга група или отдел, като например счетоводството, може да проверява транзакциите с ведомостите. Процедурите за заплати трябва също да защитават поверителността на информацията за работните заплати, като гарантират, че само упълномощени лица имат достъп до тях.
Отговорности
Отделът за заплати отговаря за управлението на работния поток за заплати, за да осигури ефективно и своевременно обработване на заплатите. Той определя графиците за заплати и сроковете за подаване на документи за заплати. Разходите за персонала възлагат и контролират достъпа до информация в системата за заплати. Те въвеждат информация в системата и извършват необходимите промени. Мениджърите трябва да гарантират, че необходимите документи за заплати се попълват и изпращат в рамките на определени срокове. Служителите са отговорни за преразглеждането на плащанията и удръжките, както и за съветването на отдела за заплати за всякакви несъответствия. Те също така трябва да поддържат актуалната си информация.
