Да бъдеш ръчен с твоя бизнес е нещо добро, но това не винаги се отнася за всяка фаза от операциите. Въвеждането на данни е един от ключовите аспекти на бизнеса, където преминаването към автоматични процеси е почти винаги по-добро. В много малките предприятия, където собственикът е основният оператор, все още може да има смисъл ръчно да се извърши цялото въвеждане на данни, въпреки че надграждането до автоматична система може да доведе до по-плавни операции. За компании с повече от един или двама служители, също може да има финансов смисъл да се отклони от ръчното въвеждане на данни възможно най-скоро.
Недостатък: Човешка грешка
Както можем, човешките същества са по-склонни към грешки, отколкото компютрите. Докато компютърната система има случайни проблеми, тя обикновено записва данни и я организира по по-точен начин от човешките същества, с по-малка нужда от проверка на грешките. Ръчната обработка на данни изисква много повече очи, за да се провери и да се провери точността на данните.
Недостатък: Скорост
Необходимо е много време за ръчно въвеждане на данни. Машините и компютрите обикновено са по-бързи от хората, което освобождава служителите да се фокусират върху други неща. Вместо да въвеждате числа през целия ден, вашите служители биха могли да прекарват повече време в преглеждане на инвентара, създаване на диаграми или изготвяне на прогнози за бъдещ растеж.
Недостатък: разходи за труд
Това струва много пари, за да се плаща на хората за ръчно въвеждане на данни, и това пречи на предприемачите и другите служители да инвестират повече време на мястото си с най-голям принос към визията и мисията на компанията. Работата на много хора вече може да бъде завършена от един човек, което означава, че имате нужда от по-малко служители за въвеждане на данни, или отколкото можете да използвате служителите си в области, които по-добре ангажират своите подаръци, за да ускорят растежа на компанията.
Предимство: Разходи за системата
Ръчното въвеждане на данни не изисква скъпи системи, машини и програми. Собствениците на малък бизнес не винаги разполагат с голям начален фонд, когато се изпълняват операциите и са на земята. Системата за ръчна обработка позволява на бизнеса да влезе в играта, без да се налага да инвестира много ценни капитали в компютри, машини и методи за компютърна обработка.
Предимство: Лесно за малки стартиращи фирми
Някои предприемачи имат добро чувство за това как да проследяват данните на хартия, като използват счетоводни листове, но не са толкова удобни с компютърните системи. По време, когато най-вероятно ще научите много неща едновременно, за да получите бизнес, може да е за предпочитане временно да отложите обучението на системата за въвеждане на данни. Докато държите точни записи ръчно, можете да изчакате да проучите тази опция, докато останалите ежедневни операции са по-рутинни.
Предимство: Повишен надзор
Когато записвате ръчно, имате контрол върху категориите, в които се поставя всеки отделен номер. Ако фирмата ви има уникални нужди, които правят продажбите или тенденциите трудно проследявани по автоматизиран начин, може да се наложи да следите тези числа на ръка.Например агенциите за социални услуги, които записват промените в динамиката на семейството или освобождаването от емоционален стрес, могат да намерят ръчни методи за обработка на данни, за да бъдат по-точни, отколкото автоматизираните методи.
Преминаване от ръчно към съвременно въвеждане на данни
Докато ръчното въвеждане на данни понякога е най-лесно с много малък бизнес и позволява по-малки разходи при качването на топката, докато бизнесът расте, трябва да се използват и неговите методи. Когато сте готови да преминете от ръчно въвеждане на данни към нещо по-сложно, може да разгледате програми като Quicken, QuickBooks или безплатната програма ZipBooks. Всяка програма за електронни таблици може да ви помогне да категоризирате други мерки, като процент на успеваемост на програмата, тенденции на служителите или промени в динамиката и прогнозите в лесни за разбиране начини. Разумно е да влезете в рамките на няколко месеца или години от минали данни, за да можете да видите тенденциите в новите номера, когато ги въвеждате. подкрепа за поддържане на точни записи на данни за вашия бизнес.
