Правилното изготвяне на търговски фактури прави по-вероятно вашият бизнес да бъде платен навреме за своите продукти или услуги. Пълният подход към фактурирането също може да ви помогне да поддържате по-добри записи и да поддържате бюджета си на път.
Създайте стандартизирана форма
Създайте шаблон за търговска фактура, който включва категории за цялата подходяща информация. Формулярът, който трябва да се попълни, трябва да включва бланка или лого на фирмата ви, както и информация за контакт, включително номера на телефон и факс и имейл адрес и адрес на уебсайт. Включете петна за попълване на датата на поръчката и датата на фактурата, името на продавача или номера на кода и номера на лиценза на изпълнителя или данъчния идентификационен номер, ако е приложимо. Създайте колони, които ви позволяват да попълните количества, описания и цени за продадените артикули и договорена покупка за добавяне на данък върху продажбите и изчисляване на общо. Оставете място за бележки.
Бъдете специфични
Когато описвате услугите или продадените артикули, бъдете конкретни. Включете номерата на частите, референтните кодове или описанията, които дават ясна представа на вас и на купувача каква е референтната фактура. Разбийте часовата работа и включете описания на извършените услуги. Това ви помага да следите рекламните места и работния продукт и дават възможност на клиента да види подробен списък с това, за което се таксува. В случай на спор фактурата може да изясни недоразуменията и да ви помогне да избегнете закъснения в плащанията. Ако в транзакцията е участвал номерът на поръчка за покупка или кодът за оторизация от купувача, включете го и това.
Отиди онлайн
Създайте електронна версия на търговската си фактура, за да направите процеса на таксуване по-бърз и по-ефективен. Фактури, които се генерират и изпращат по електронна поща по електронен път, също могат да бъдат ефективно проследявани, особено ако поискате „четене“, за да следите кога получателят е получил и е отворил документа. Това избягва потенциални претенции за загуба на фактура по пощата. Ако издавате фактури на хартиен носител, включете пощенски плик, за да насърчите своевременното плащане.
Предоставяне на опции за плащане
Забележете във фактурата, когато плащането е дължимо, и посочете санкции или такси за забавени плащания. Включете указания за начина на плащане на фактурата, като онлайн опции, фирмена чек, чек на касата, паричен превод или корпоративна кредитна карта. Дайте директния номер на вашия счетоводен отдел в случай, че клиентът желае да извърши плащане под формата на банков превод или дебитна карта по телефона.
