Ако закупувате стоки или услуги от доставчик, най-вероятно имате интерес от месечните си сделки с тези фирми. Същото важи и за всички клиенти, които купуват стоки или услуги от вас като собственик на бизнес. За да предоставите подробна отчетност за месечните дейности на клиента или клиента, много фирми предлагат извлечение за сметка. Въпреки че някои фирми все още ги изпращат по пощата, те могат да се предоставят и по електронна поща или чрез уеб портал. Документът служи като учтивост, помагайки на клиентите да балансират собствените си книги.
Съвети
-
Извлечение за сметка е документ, който показва на клиента отчитане на всяка транзакция в рамките на определен платежен цикъл.
Какво е извлечение от сметка?
Извлечение за сметка осигурява списък с транзакции на клиент за определен период от време. Подобно на банковото извлечение, което получавате за собствените си финансови транзакции, в отчета за дейността се посочват началната и крайната дата, началното салдо, крайното салдо и всички дебити и кредити, които се случиха между тези две дати.
Като цяло, фирмите изпращат само извлечение за сметка на клиенти, които имат сметка и са подписали съответните споразумения. В зависимост от вашите лични предпочитания, може да решите да изпращате само извлечения по сметка на тези, които са имали дейност през даден месец. Това е особено полезно, ако имате клиенти, които не купуват от вас всеки месец. Това ще ви спести допълнителните разходи за изпращане на извлечения с нулеви салда.
Форматиране на извлечение по сметка
Ако никога не сте съставяли извлечение за сметка, може да не знаете как да го форматирате. Добрата новина е, че има много шаблони, които могат да ви помогнат, включително и в Microsoft Word. Просто трябва да има думите „извлечение от сметката“ в горната част и да включва името и адреса на клиента в „към“ и вашето име и адрес в „от“. След това ще уточните всяка транзакция, която се състоя през месеца, включително всички покупки и кредити и поддържане на текущо равновесие в крайната дясна колона, докато отиваш. На дъното трябва да има общата дължима сума, както и инструкции за това как да плащате.
Ако клиентът Ви се таксува автоматично, уверете се, че това е ясно в изявлението. Това е изявление само за информация. Възможно е клиентите ви да се занимават с куп фактури и отчети и да нямате време да сортират собствените си записи, за да определят дали са платили още или не. Ако трябва да прикачите законопроект на дъното, за да избегнете отпечатването на отделни извлечения за онези, които се връщат автоматично, уверете се, че сте отбелязали, че плащането ще бъде дебитирано, за да се избегнат дублиращи плащания.
Какво е банково извлечение и неговата цел?
Когато фирмите издават извлечения за сметка, те често правят това като удобство за клиентите, въпреки че струва допълнително, особено ако го изпратите по пощата. Ефективността на разходите от този тип учтивост може да бъде под въпрос, освен ако не можете да го вържете директно към увеличаване на клиентите, които плащат сметките си навреме. Ако непрекъснато получават известия за транзакциите си заедно със законопроект, който улеснява плащането, те могат действително да прехвърлят плащането, вместо да го поставят настрана, докато не могат да проверят какво са закупили през предходния месец.
На крайния клиент, целта на извлечението за сметка е да се направи счетоводство лесно. Възможно е клиентите да имат поток от фактури, които идват всеки месец, което означава, че вашият е един от многото. Информацията, която предоставяте, може лесно да бъде сравнена с техните собствени книги. С напредването на годината те могат да разгледат историческите данни, свързани с бизнеса, който правят с вас, и да използват информацията за определяне на бъдещи бюджетни прогнози.
Примери за извлечение за сметка
Най-добрият пример за извлечение по сметка е банковото извлечение, което получавате всеки месец. Ще получите това за всичките си профили, включително личните ви банкови сметки, всички инвестиционни сметки, които притежавате, кредитните си карти и собствените си финансови сметки за бизнеса. Обикновено има дата на начало до край, начален баланс, краен баланс и дневник на всички транзакции, които са се случили през този времеви период.
Както и при извлечението за сметка на фирмата ви, банково извлечение може да се изпрати по пощата на хартиен носител или да се види онлайн. Ако е свързан с кредитната ви карта, вероятно ще видите фактура в долната част на извлечението за сметка, която включва сумата, която трябва да платите, и датата на падежа. За разлика от извлеченията по сметката, банковото ви извлечение може да дойде, дори и да нямате транзакции за месеца.
Цели на банковото извлечение
Целта на банковото извлечение е прозрачност. Клиентите искат да виждат всички транзакции, регистрирани в техните сметки през цялата година. Преди онлайн банкирането, клиентите проследиха транзакциите си в регистър на чековете и съгласуваха сумата, когато това месечно извлечение се появи по пощата. Ако са забравили да регистрират транзакция, ще я видят в извлечението и ще могат бързо да поправят грешката. По същия начин предприятията следиха финансовите си транзакции в хартиени книги и проверяват двойно сумите с месечното извлечение.
Технологията е променила всичко това. Сега фирмите и физическите лица могат да влязат денонощно и да видят най-новата информация за транзакциите. Няма нужда да поддържате текуща работа, но ако наистина искат да останат актуални, те могат да настроят профилите си, за да ги предупреждават всеки път, когато се появи нова транзакция. За бизнеса, счетоводният и счетоводен софтуер прави лесно поддържането на постоянен преглед на всички бизнес разходи.
Каква е разликата между фактурирането и фактурирането?
Тъй като извлеченията по сметката могат да включват сметка в долната част, тя може лесно да бъде объркана с фактура или сметка. Може да забележите, че месечната ви сметка за кабели например съдържа информация за различните такси, като в същото време включва и откъсващ фиш на дъното, за да платите, ако не плащате по електронен път. Това е сметка, а не извлечение от сметка, тъй като тя не описва подробно всяка транзакция, която се намира в профила Ви по време на периода на отчета.
Разликата между фактурите и сметките обаче може да бъде още по-фина. Термините често се използват взаимозаменяемо, но разликата е в начина, по който получателят се отнася до тях.Бизнесът често изисква фактура, която е документ, удостоверяващ задлъжнялостта на едно лице пред друга. Рядко се вижда, че дадено лице извиква фактура със сметката си за кабели, а когато пристигне по пощата, обикновено се обозначава като фактура, докато фактурата обикновено пристига с заглавка „фактура“.
Друга разлика между двете е, че фактурата може да се разглежда като форма на кредит. Клиентът има определен период от време, за да плати, след като заявката за продукт или услуга е изпълнена. Законопроектът, от друга страна, се дължи на много строг срок. Ако получавате сметка след вечеря в ресторант, този срок е незабавен. Въпреки това, сметката ви за вода може технически да бъде наречена фактура, тъй като може да имате до няколко седмици, за да я платите, което означава, че комуналното дружество ви предоставя кредит като повтарящ се клиент. Тук разликата между двете може да е мътна.
Колко време е месечен отчет?
Извлеченията по сметки следват платежен цикъл, който зависи от предпочитанията на фирмата, която ги издава. Цикълът на фактуриране се дефинира като периодът от време между датата на изявлението до следващата. Налице е ясно начало и край на всеки цикъл на фактуриране, като новият цикъл се задейства веднага след приключването на предишния. Ако изявленията се изпращат на клиентите, те обикновено не са в ръцете си в деня, в който цикълът приключва, но началните и крайните дати на цикъла обикновено се отпечатват върху него.
Счетоводните цикли са склонни да следват индустриалните стандарти, така че може да помогне да се търсят наоколо. Вашите цикли на таксуване могат да варират от 20 до 45 дни, но е по-лесно да зададете цикъла на извлечението си по сметката в 30-дневния диапазон. Можете също да изберете да следвате месечен платежен цикъл, за да изпратите извлеченията си по сметката, което означава, че или ще започнат на първия ден от месеца, или на последния ден от месеца.
Обработка на забавени плащания
За съжаление, понякога ще има поне един клиент, който закъснява с плащанията. Можете да изпращате късно известия или дори да вдигате телефона и да се обаждате, но често в този случай може да се включи извлечение от сметката. Вашият клиент може да иска да види точно какви са таксите. Може също да откриете, че сте препратени към друг отдел, където тези специалисти искат обобщение на елементите, които все още не са платени.
Ако сметката все още не е платена за продължителен период от време, тогава ще се наложи да прехвърлите сметката към колекции. Извлечението за сметка може да се използва за подробности какво точно се дължи, тъй като е предадено на услугата на трета страна, която ще се опитва да събере. Също така ще трябва да посочите лихвите за просрочените плащания, както е посочено във вашата фактура или първоначалния договор, който сте подписали с клиента. Ако някога трябва да отведете някого в съда, ще бъде от съществено значение подробно изявление за всички сделки.
Електронни извлечения по сметка
Клиентите все повече разчитат на електронни комуникации за всичко, включително сметки и банкови извлечения. Можете да изпратите по електронна поща извлечението си по сметка на всеки клиент на посочената дата и има вероятност те да са доволни от това. Въпреки това, някои фирми смятат, че е по-ефективно да създадат онлайн портал. На всички редовни клиенти ще бъде дадена възможност да зададат потребителско име и парола. Те могат да влязат толкова често, колкото искат достъп до актуализирана информация за профила, заявка за продукти или услуги, за получаване на помощ за проблем и др.
Най-големият отрицателен аспект на подхода към портала е, че той изисква допълнителни усилия от страна на клиента, за да създаде профил и да не забравяте да влезете. Ако подредите нещата по този начин, това може да помогне да се уверим, че клиентите ще бъдат предупредени, когато нов елемент е публикувано. Ако това не е възможно, електронният подход, базиран на електронна поща, може да работи по-добре.
Извлечения за сигурност на профила
Банките осъзнават, че кражбата на самоличност е истинска грижа за техните членове и те предприемат мерки, за да пазят информацията колкото е възможно по-сигурна. За фирмите същата любезност трябва да се прилага към всички извлечения по сметка, които изпращате на собствените си клиенти. Помислете за съзнанието на престъпник и се уверете, че ако сметката свърши в погрешни ръце, включената информация не е достатъчна за извършване на кражба на самоличност.
Това важи и за всички електронни изявления, които издавате. Ако изпратите имейл до клиентите си, за да ги уведомите, че техните изявления вече са налице, представете си трета страна, която ще получи достъп до този имейл. Има ли достатъчно информация за случай на измама с идентичност? Ако трябва да изпратите отново парола на клиент, не изпращайте паролата в имейл форма. Вместо това, изпратете им връзка, която могат да използват, за да зададат нова парола, и да обмислят изискването за идентифициране на информация за всеки, който се нуждае от нулиране. Можете да поискате да знаят името на титуляря на сметката, улицата, моминското име на майката или друг тип верификатор.
