Планирането е една от онези светски административни задачи, които никой не иска да прави; Въпреки това, неспособността да се разработи систематичен начин за записване на важни дати и етапи може да съсипе най-добрите планове. Главният календар трябва да включва важни дати, да бъде автоматизиран и да включва система, която да информира хората за предстоящи дати. За да се създаде ефективно магистърски календар, той трябва да бъде интуитивен, ефективен и да има добре написани процедури за всички потребители.
Определете един човек, който да отговаря за поддръжката и поддръжката. Това лице трябва да отговаря за прегледа и въвеждането на ключови дати в календара преди разпространението.
Въведете крайните дати и крайни срокове. Крайните дати са може би най-важната причина да се създаде и поддържа общият календар. Тези дати трябва да се открояват и да се вписват в получер шрифт, цветни или всички капачки.
Работете с професионалисти и помощен персонал, за да определите датите, по които се стига до крайния срок. Това зависи от дейността и организацията. Например, може да искате да предоставите напомняне една седмица преди среща със значителни бюджети. Въпреки това, един щастлив час може да изисква напомняне един час преди събитието. Вие също ще искате да построите време за пътуване, ако събитието не е в непосредствения офис.
Определете процес за информиране на потребителите за промените. Това може да бъде официален или неформален процес. Въпреки това, тя трябва да бъде ясно очертана в процедурите. Вие също ще трябва да предоставите начин да потвърдите промяната. Това може да бъде бърз имейл с искане за потвърждение до всички служители или участници в срещата.
Дайте възможност за включване на последващи дати. Последващите дати са дати, които се появяват в резултат на друга среща. Това означава, че те са прикрепени към оригинална среща. Един пример ще бъде AR (изисква се действие), за да могат финансовите средства да приключат преди следващата среща. Възможността за прикачване на последващи дати към оригиналната среща е добър начин за автоматизиране на процеса и повишаване на ефективността на следващата среща или събитие.
Разпечатайте главния календар както на дневна, така и на седмична база и разпространете. Това не е задължително в зависимост от организацията.
Поставете календара на централно място. Това може да бъде онлайн, в споделен файл или на споделена информационна дъска.
