Успехът или неуспехът на една организация често зависи от способността му да общува със своите членове, според отдел „Комуникации“ в Университета на Калифорния. Новите технологии, смесени с културно разнообразна аудитория, увеличават значението на организационните комуникации, но също така правят областта по-сложна. Разбирането на някои от общите бариери може да подобри способността на организацията да общува.
Неправилна структура
Аудиторията се нуждае от структура, за да разбере посланието, а много комуникации са обречени, защото им липсва подходяща организация, според Лий Хопкинс, който е написал повече от 130 статии за бизнес комуникация. Структурата е критична, защото без въведение, тяло и тясно, публиката ще има трудно време да запази, да припомни и обработи информацията. Тези правила се отнасят за всяка комуникация, варираща от имейли до публични презентации и до публика от всякакъв размер.
Предположения
Две общи предположения за комуникация означават катастрофа за успеха на организационната комуникация. Предполага се, че всички членове на организацията имат една и съща база от знания като подателя на съобщението. Другият си мисли, че информацията ще се разпространи точно и ефективно сама след като я получи един или двама членове. Свободната библиотека за управление, онлайн ръководство за членове на ръководството, препоръчва на ръководството активно, мислено и стратегически да общува със своите членове. Конкретните препоръки от библиотеката за свободно управление включват установяване на редовни срещи между служители и ръководители, както и между различни отдели. Други съвети включват предоставяне на служителите писмени копия на длъжностни характеристики, наръчници на служителите и други критични фирмени материали.
Свръхзависимост от технологиите
Твърде голяма зависимост от нови технологии като текстови съобщения, Twitter или други уебсайтове на социални медии може да означава, че не всички членове на организацията буквално получават посланието. Например, един шикозен блог няма да е толкова полезен за членовете, които трябва да изпълнят задачата без достъп до интернет. Джим Шафър, автор на "Решението за лидерство", препоръчва на отговорните лица за организационните комуникации да преразгледат плановете си, за да гарантират, че използват методи, които предоставят информация, от която се нуждаят клиентите и служителите, вместо да разчитат на формати, които са модерни или привлекателни.
Твърде много информация
Друга често срещана грешка е вярването, че добавянето на детайл след детайлите в комуникацията ще го направи по-убедителен, когато всъщност твърде много информация може да изключи публиката. Простотата е от ключово значение за създаването на организационни комуникации, които остават с аудитория. Без значение колко обичате даден продукт, разбирате идея или имате опит с дадена индустрия, придържайте се към две или три основни точки, вместо да говорите или пишете за всичко, което знаете, за да предадете посланието си.
Забравяйки за невербалните
Лицата, отговорни за организационните комуникации, трябва да бъдат внимателни към невербалните сигнали, които могат или да подобрят подготвеното съобщение, или напълно да отклонят или изкривят неговото значение. В западната култура, контактът с очите, правилната поза и дрехите, подходящи за ситуацията, показват, че подателят на съобщението се интересува, уважително, искрено и достоверно, според mindtools.com.
