Фактурата е документ, който доставчикът изпраща на купувача заедно с пратка от стоки. Тя излага елементите, включени в доставката, и сумата, която се дължи за тях. Изявление е актуален отчет за това, което клиентът все още дължи на сметка на продавача.
Разлики в намеренията
Основната цел на фактурата е да поиска от купувача за плащане. Фактурата също така информира купувача за цената на всяка позиция, включена в поръчката за покупка. Това е съобщението на продавача за това защо купувачът дължи определена сума. Основната цел на изявлението е да принуди купувача да извърши плащане по сметка. Докато изявлението включва най-новите такси, то също така уведомява купувача за сумите, които все още се дължат при предишни покупки.
Елементи на фактурата
Типичната фактура включва редица елементи, свързани с конкретната поръчка. Най-горната част на фактурата включва заглавие със заглавие на фактурата, информация за контакт за продавача и име и номер на клиент. Освен това има и номер на фактура за проследяване. Датата на покупката, наименованието на продукта, номера на продукта, поръчките за количество и разходите за единица се изброяват за всяка поръчана стока. В края на фактурата обикновено се показват междинна сума за всички закупени продукти, сума за данък върху продажбите и окончателна сума. Също така има информация за условията на плащане и адрес за плащане.
Елементи на извлечението
Декларацията обикновено не е толкова сложна или подробна като фактура. Тя показва датата на всяка транзакция, записана през отчетния период. Някои компании включват само неплатени суми по отчети, докато други показват всички транзакции за даден период. Номерът на фактурата и общият размер на фактурата от всяка фактура са посочени в извлечението. Тази информация позволява на клиента да съгласува платените и неплатени фактури в извлечението с фактури и разписки. Извлечението включва и условия за плащане и информация за превода.
Дати и плащания
Фактурата обикновено включва датата, на която поръчката е била обработена или изпратена, както и датата, дължима за плащането. Извлечението има "дата на декларацията", която е денят, в който извлечението е финализирано и изпратено на купувача. Най-добре е купувачите редовно да плащат дължими суми при получаване на фактура, вместо да чакат изявления, съветва счетоводителят Харолд Аверкамп. Понякога извлеченията се издават преди обработката на плащанията. По този начин, чрез последователно изплащане на фактури, избягвате объркване относно това дали салдото е било изплатено при пристигането на извлечението.
