Независимо дали поръчвате стоки, кандидатствате за позиция, искате средства, изразявате признателност или се оплаквате, когато се занимавате с организация, трябва да напишете бизнес писмо. Трябва да следвате установените процедури и да включите необходимите компоненти във всяко писмо, което пишете. Започнете с лист с хартия, съдържащ адреса на вашата организация. Като алтернатива можете да създадете свой личен заглавен ред, който да включва вашето пълно име, адрес, пощенски код, телефонен номер и имейл адрес.
Дата
Оставете поне един празен ред между бланка или заглавка и датата. Използвайте американския формат за дата, например, 23 май 2011 г., когато пишете на организации в САЩ. Не използвайте индекси като 2-ро. Можете да оставите да укажете датата или раздела до централната точка и да въведете датата.
Вътрешен адрес
Вътрешният адрес или адресът на получателя започва с един инч (три празни реда) под датата. Той винаги е оправдан от ляво. Проверете двойно изписването на името на получателя и пощенския адрес. Включете лично заглавие, като г-н, г-жа, д-р, г-жа или мис, и бизнес заглавие като директор по маркетинг. Ако не сте сигурни за длъжност, обадете се на рецепциониста в организацията.
поздрав
Оставете празен ред след вътрешния адрес. Ако познавате получателя, можете да използвате нейното име, например, Скъпа Мери. В други случаи използвайте нейното лично име и фамилия, например: Уважаема г-жо Джонсън. Ако не сте сигурни за пола на получателя, използвайте пълното име. Можете да включите запетая или двоеточие след поздрава или да пропуснете всяка пунктуация.
тяло
Оставете празен ред след поздрава. Единично пространство и ляво оправдават параграфите в тялото на писмото. Повечето писма съдържат поне три параграфа. В първия параграф въведете целта на писмото. Ако отговаряте на обява за работа, назовете позицията и посочете източника. Например, можете да напишете "Позицията на маркетинг директора рекламира онлайн точно описва моите умения и способности."
Вторият и третият параграф съдържат конкретни подробности, които подкрепят тази цел. Например, ако се оплаквате за даден продукт или услуга, включете датата на покупката, номера на фактурата и причината за недоволството си.
Използвайте последния параграф, за да повторите целта и очаквания отговор. Например, напишете "Моля, свържете се с мен лично, ако имате някакви въпроси или коментари относно нашата нова продуктова линия. Очаквам с нетърпение да обслужвам вашите бизнес кореспондентски нужди в продължение на много години напред". Оставете празен ред между всеки абзац.
Затваряне
Оставете празен ред след последния параграф на писмото. Завършете писмото с подходящо допълнително затваряне, като С уважение, С уважение или Сърдечно към вас. Ако двоеточие или запетая следват поздрава, включете запетая след затварянето. Оставете три до четири празни реда за вашия подпис. Завършете с машинописния си подпис и заглавие, например Джон Стюарт, мениджър продажби.
