Независимо дали сте екип от един човек или пълноправна компания, наличието на офис процедури и указания е чудесен начин да установите някои основни правила за бизнеса си. Това не само ви помага с ежедневните задачи, но и може да помогне на новите служители, когато те започнат, и вашите утвърдени служители, когато трябва да проверят административните въпроси.
Създаване на насоки и улесняване на достъпа до тях
Създаването на наръчник за офиса на 21-ви век е чудесно място за започване. Ръководството за офиса трябва да включва процеси и процедури за важни аспекти на вашия бизнес и да споменава всички забележителни точки от федералното, държавното и местното трудово законодателство. Включете информация за политиките за отпуска, недискриминационни политики и компенсации на работниците.
Тук можете да включите мисията, визията и основните ценности на фирмата. Те помагат на всички в бизнеса да останат на пистата и да работят за постигане на същата цел. Тя може да включва насоки за поведението на служителите, облекло, облекло за пушене, работни часове, заплащане, промоции и обезщетения. Направете вашия наръчник достъпен за всеки служител, като го предлагате както онлайн, така и в печат. Дайте копие на всички служители и ги помолете да подпишат писмо за потвърждение, че са прочели указанията и да ги разберат.
Вземане под внимание на технологиите в офиса на 21-ви век
В офиса на 21-ви век е важно да интегрирате технологиите във вашите насоки. Независимо от индустрията, в която работите, технологията играе важна роля в офис процедурите. Много неща се правят на компютри и смартфони. Решете дали вашата фирма позволява използването на офис технологии по лични причини и какви са вашите мерки за сигурност. Позволени ли са служители да използват телефоните си, докато работят? Чрез установяването на такива правила ще можете да изчистите всякакви разногласия, преди те да се случат.
Създаване на насоки за всяка роля или отдел
В зависимост от вашия бизнес, можете да изберете да установите процедури за всеки отдел или всяка роля в компанията. Например, ако имате производствен отдел, техните процедури несъмнено ще се различават от вашия отдел продажби и вашия маркетингов отдел. Като записвате ежедневни процедури за всяка област от бизнеса ви, ще помогнете на новите служители по-бързо и ще можете да насочвате опитни служители, когато забравят как да изпълняват определена задача. Наличието на отправна точка също ви помага да следите всичко в бизнеса си. Някои офиси, които имат няколко нива на персонал, могат да изберат да включат организационна схема, така че всеки да е наясно с тяхната роля в по-общата картина на компанията.
Поддържане на линиите за комуникация отворени
Вашите насоки могат да бъдат актуализирани всеки път, когато трябва да се включи нов важен елемент. Не е необходимо те да бъдат поставени в камък. Уверете се, че редовно общувате с персонала си, когато добавяте нещо към процедурите в офиса или ръководството за офиса. Освен това всички ваши офис практики трябва да са лесно достъпни. Уверете се, че вашият персонал знае къде могат да се обърнат за помощ, ако имат въпрос относно времето за почивка, използването на мобилен телефон, обезщетението на работниците или всяка друга модерна офис практика.
