Бизнесът може да се справя със стотици или хиляди файлове всяка година. Организацията елиминира онова тревожно, подчертано усещане, което получаваш, докато търсиш нещо важно. Подходящата система за подаване на документи може да помогне на вашия бизнес да работи по-гладко и ефективно.
Елементи, от които се нуждаете
-
файлове
-
Висящи файлове
-
Раздели с етикети
Анализирайте файловете си. Най-добре ли е да ги сортирате по фамилно име на клиент, по проект или по хронологичен ред? Изберете характеристиките, които ще използвате, докато търсите файл.
Обозначете файловете си ясно. Разделете по-малките файлове на категории във висяща папка. Например, "July 2008" може да има своя собствена етикетирана висяща папка и можете да вмъкнете всички договори или папки от този месец във висящата папка.
Разделете файловете в различни картотеки. Да има един кабинет за административни файлове, като например поръчване на доставки, информация за заплатите и възобновяване; друг кабинет за клиентски досиета с попълнени договори и информация за плащане и проект; и всякакви други нужди на вашия бизнес. Ясно обозначете шкафовете.
Тествайте вашата система за регистриране, преди да я представите на вашите колеги. Уверете се, че можете лесно да намерите всичко и че начинът, по който организирате нещата, има смисъл. Ако сте организирали всичко хронологично, но тестът показва по азбучен ред, има повече смисъл, променете системата си.
Обадете се на кратка среща и обяснете системата за подаване. Бъдете сигурни, че всеки разбира начина, по който системата работи и важността на следването на системата.
Решете кой ще направи подаването. Можете да делегирате подаване на едно лице или да позволите на всеки работник да извърши собствено подаване. Служителите могат да разполагат с кабинет в своите офиси, но все още се нуждаете от централна система за регистриране, в идеалния случай с един отговорен човек.
Подайте важни документи ежедневно. Рутинното подаване ви помага да останете организирани и да продължите да ставате по-голяма задача, отколкото трябва да бъде. Използвайте тави за подаване във всеки офис и се уверете, че тарелките се изпразват в края на всеки работен ден.
Оценявате системата за подаване на информация на всеки шест до 12 месеца. Прочистете остарелия материал от вашата система.
