Задържането на кредити често е необходимо, когато клиентите не успеят да платят, както е договорено. Задържането не позволява на клиента да закупи допълнителни стоки или услуги, докато не получи плащане. Писмото обаче изисква внимателно разглеждане, така че да постигне целта за събиране по сметката, като същевременно запази клиента като клиент. Възможно е някои клиенти, разстроени от писмо за задържане на кредитната сметка, да заемат бизнеса си другаде. Ето защо други възможности за събиране са важни преди изпращането на писмото в краен случай.
Прегледайте историята на плащанията в профила. Потвърдете, че клиентът е получил многобройни напомняния за плащане по пощата и по телефона.
Напишете писмото, използвайки разбиране, но силен тон, докато показвате признателност към клиента, докато настоявате за плащане. В първия параграф благодарете на клиента за подкрепата на вашия бизнес и признайте, че трудните икономически времена или други причини могат да причинят отпадане на клиент по сметка.
Обяви залогът с първото изречение във втория параграф, така че той да остане сам за акцент. Напишете, че "Въпреки това, съжалявам, че трябва незабавно да прекратим кредита си поради неплащане." Или използвайте различна формулировка, която предава същото съобщение.
Посочете дължимия баланс в третия параграф и кажете точно какво трябва да се случи, за да вдигнете кредита. Дайте краен срок за плащане и уведомете клиента, че е възможно възлагане на събирането на вземания.
Прекратете писмото, като отново благодарите на клиента за неговата лоялност. Поставете директния си телефонен номер в писмото и поканете клиента да се обади, за да обсъди договореностите за плащане.
