Работата на организатора на срещи може да бъде обезсърчаваща, като се има предвид броят на детайлите, свързани с планирането и организирането на конференция за говорители, но ако се насладите на предизвикателството на многозадачност и сте известни с това, че сте майстор на жонглиране на детайли, ще бъдете добре подготвени за на работни места.
Елементи, от които се нуждаете
-
Главен контролен списък
-
Договори за лектори
-
Място на провеждане
-
Авариен резервен план
Започнете да планирате конференцията на високоговорителите поне една година по-рано - по-дълго, ако хората, които възнамерявате да покажете като гост-лектори, са високопоставени мъже и жени, чиито календари изпълват години напред. Създайте главен чек-лист, който описва всяка задача, която трябва да бъде изпълнена, за да изведат ораторите на конференцията и доставките, оборудването и разпоредбите, които трябва да бъдат получени, за да се организира събитието.
Резервирайте място за конференции в лесно достъпно място, което е удобно разположено в близост до летища, обществен транспорт, хотели, ресторанти и други удобства, тъй като служителите на тези места са обучени да се справят с множеството от конференции 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата. Помолете вашия адвокат да изготви стандартен договор за говорене, така че да имате правно обвързващо споразумение с всеки говорител да се яви и да участва в събитието.
Работете в дневния ред на конференцията, така че ораторите са насрочени за целта. Задайте най-динамичните високоговорители, за да се справите с ключовите и крайните слотове, така че участниците се вълнуват от забележките на първия и са вдъхновени от думите на последния. Известете ораторите за вашите срокове и им напомнете, че е важно да оставите време за въпроси на полето.
Поръчайте консумативи, регистрационни маси, организирайте наемането на оборудване, знаци, значки и система за кредитна карта / касова бележка за тези, които не са закупили авансови билети. Изпратете потвърждаващ график на ораторите на конференцията няколко месеца преди датата, за да се даде възможност на участниците да имат достатъчно време, за да направят планове за транспорт. Проверете отговорностите на организацията си, например възстановяване на самолетни билети, предварително резервирани квартири или лимити за разходи за деня, и уверете се, че ораторите получават списък от социални събития, на които са поканени като част от посещението си.
Замислете резервен план, покриващ катастрофални възможности: смърт или нараняване на говорител или промяна на мястото в последната минута. Възлагайте доброволци да действат като домакин на всеки говорител и да резервирате лимузина или таксиметрови услуги, за да се движат ораторите, ако транспортът не е сред отговорностите на домакина. Завършете задачи от последната минута, като поръчване на закуски и случаи на вода за говорителите.
Създайте си издръжливост за последните предконференции - ако аудио-визуалните помощни средства ще изчезнат, ще се появят бъркотии в хотелска стая и ще се забавят самолети, това е времето, когато нещата излизат извън контрол. Дръжте вниманието си на себе си и разчитайте на своя главен контролен списък. Веднъж написали постконференция благодарствени бележки на ораторите, направете си услуга и си вземете ваканция. Вие сте го спечелили.
