Паричните средства са нещо повече от монети и валута в света на бизнеса. Тя включва също чекове, транзакции с кредитни карти и парични преводи. Като използвате най-добрите техники за работа с пари в брой, помагате за намаляване на грешките и гарантиране на отчетност, дори ако сумата на парите, която обработвате, е ниска. Чрез създаване и прилагане на средства за управление на пари в брой, можете да създадете ефективен процес за управление на изходящите плащания и парите, които получавате.
Парична отчетност
Следете лицата, които имат достъп до паричните средства на дадена компания, и обърнете внимание на отговорностите на всеки човек за обработка на пари в брой. По всяко време трябва да знаете къде се намират паричните средства на фирмата ви и да можете да проследявате нередности спрямо конкретни лица. Можете да постигнете това, като се уверите, че всяко плащане има издадена и записана касова бележка, като всеки клиент получава разписка и документира всички преводи. Надзорният орган винаги трябва да одобрява анулирани или възстановени транзакции и да проверява паричните депозити.
Разделяне на митата
Когато един или двама са отговорни за обработката на пари в брой, съществува по-голям риск от измама. Чрез отделяне на задълженията за обработка на пари в брой от няколко лица, едно лице не може да има контрол върху процеса на обработка на пари в брой. Различните лица записват парични плащания в счетоводни записи, получават пари, депозират средства, съгласуват паричните плащания в счетоводните записи, плащат сметки и раздават заплати. Когато разделяте задълженията си за обработка на пари, всеки човек е отговорен пред останалите в процеса на обработка на пари в брой.
Парично съгласуване
Когато имате налични практики за парично съгласуване, можете да потвърдите, че служителите са записали правилно паричните транзакции и имат система на проверки и баланси. Като минимум, трябва да проверявате банковите си извлечения срещу вашите парични постъпления и депозити на месечна база. В допълнение към записването на плащанията в брой веднага щом ги получите, пребройте и балансирайте вашите касови бележки всеки ден и сравнете всички касови бележки с касовите бележки. В допълнение към планираното месечно парично съгласуване, провеждайте изненадваща проверка на счетоводните записи всеки месец.
Сигурност
Когато бизнесът се справя с пари в брой, е важно парите и служителите да бъдат в безопасност. За да защитите финансовите си активи, винаги проверявайте предишни справки за бъдещите служители, преди да разширите офертите за работа. Винаги пазете пари в брой на сигурно място и детайлизирайте политиката си за управление на пари в наръчника на служителите. Ограничете броя на хората, които имат достъп до пари в брой, за възможно най-малко и дайте пароли и комбинации само на одобрен персонал. Всяка година, или когато служител, който обработва пари в брой, напуска компанията, променете всички комбинации и пароли. Когато служител брои пари в брой, тя трябва да го направи на място, което обществеността или клиентите не могат да видят. Когато взимате пари от едно място в друго, обичате да правите депозит или ако вашият бизнес има голям кампус, използвайте системата за приятели. Винаги минимизирайте сумата на паричните средства на вашия бизнес през нощта, така че да не понесете голяма загуба в случай на пожар или кражба.
