Понякога идеята за съставяне на политики и процедури може да изглежда огромна. Въпреки това, основното разбиране на този документ и неговата цел могат да помогнат. Първата стъпка е да научим дефиницията на тези термини и какво ги прави различни.
Съвети
-
Една политика предоставя широк преглед на целта на компанията. Една процедура показва на служителите какво точно трябва да направят, за да постигнат целта.
Политика срещу процес
Основната разлика между политика и процедура е това, което съобщава на персонала ви. Една политика дава преглед на позицията на компанията по даден въпрос. Процесът или политиката дава на служителите указания как да прилагат политиката.
Всяка политика на вашия бизнес трябва да бъде кратка и проста. Тя трябва да предава ясна цел, която дори един съвсем нов служител може да разбере. Само правилата, които следват тези указания, могат да запазят бизнеса ви на път.
Процедурите след това подкрепят политиките, които имате. Процесът трябва да бъде ясен и да обхваща почти всички вариации на даден проблем. Например, процедурата за връщане трябва да включва какво да се направи, ако клиентът има разписка, няма доказателство за покупка или е използвал въпросния елемент. Курсовите точки и кратките параграфи могат да направят процеса лесен за четене и внимание.
Пример за следване
ИТ насоките и процедурите са важни за много фирми. Общата политика е, че служителите не трябва да имат достъп до социалните медии по време на работа. В насоките може да се каже, че компанията посреща служители за достъп до социалните медии по време на почивките или когато това е необходимо за работата им.
Процедурите за прилагане на тази политика могат да включват начини за докладване на неподходящо използване на компютъра и стъпки, които надзорните органи могат да предприемат, за да спрат поведението. Можете да очертаете командната верига, която тези доклади трябва да следват и какво служителите могат да очакват, ако продължат да нарушават политиката.
Видове насоки
Трябва да създадете процедури и политики за всяка област на вашия бизнес.Когато служителите имат въпроси относно взаимодействието с клиентите си, мениджмънта или оборудването, те трябва да могат да се запознаят с насоките.
Много компании имат общи политики за поведение на служителите, които определят правила за това как персоналът трябва да се облича, да действа и да изпълнява работата си. Други важни области, които трябва да бъдат обхванати са дисциплината, равното третиране, сексуалния тормоз, присъствието, работата и безопасността на работното място.
Не винаги е едно към едно
Процедурите често подкрепят фирмените политики. Обаче, не винаги има съотношение едно към едно на процесите и процедурите. Например, можете да създадете политики, които диктуват, че вашият персонал трябва да бъде свободен от незаконна употреба на наркотични вещества, никога да не тормозят сексуално други служители и да не могат да вземат пари от регистъра. След това може да имате една процедура, която обхваща как да се обработват всички съобщения за тези поведения.
Защо да създавате процедури и политики
Всеки бизнес със служителите се нуждае от политики и процедури, които да насочват работниците. Тези указания помагат да се гарантира, че всеки в една компания отговаря по същия начин на едно и също събитие. Тази съгласуваност ви позволява, собственикът на бизнеса, да се оттегли понякога. Можете да поемате други задачи и дори да имате свободен ден, когато знаете, че вашите служители могат да се грижат за бизнеса.
Той също така може да задържи клиентите да се върнат и да създадат позитивен имидж на марката. Например клиентите, които изпитват различни политики за връщане всеки път, когато влязат, могат да култивират негативни чувства към вашата марка. Въпреки това, клиентите, които знаят какво да очакват, знаят, че могат да разчитат на вашия бизнес.
Защитете бизнеса си
Друга причина за изписване на ясни насоки за политика и процедури е да защитите фирмата си от правни действия. Известен пример за това са дисциплинарните насоки. Трябва да очертаете очакванията на служителите, дисциплинарните процеси и кога ще трябва да уволнявате служители.
Следвайте процеса всеки път, когато служител наруши правилата ви. Ако трябва да отстраните някого от персонала си, можете да запазите съдебни дела за незаконно прекратяване. Документирането на процеса ви дава доказателства, че сте действали законно.
