Службата за вътрешни приходи позволява на данъкоплатците да приспадат разходите, свързани с използването на автомобил или камион за бизнес цели. Макар че можете да решите да отпишете действителните разходи за използване на превозно средство за бизнес, повечето хора избират да вземат стандартното приспадане на пробега, което през 2014 г. е било 56 цента на миля. Но не можете просто да предположите кои са вашите бизнес мили. IRS изисква от вас да поддържате записи, за да докажете, че мили, които сте приспаднали, са точни и наистина са били за бизнес цели.
IRS Изисквания
Наредбите на IRS за данъкоплатците, които решат да приспаднат стандартния пробег, изискват дневник, показващ „изминати мили, цел и бизнес цел“. Не включвате този дневник с данъчните формуляри, които изпращате в края на годината, но трябва да го запазите като доказателство, ако IRS задават въпроса за приспадането на пробега, или ако сте някога одитирани. Вашият дневник трябва да включва достатъчно информация, за да удовлетвори одитора. Например, ако записвате, че на 12 януари сте карали 9 мили до среща с клиент, бъдете готови да докажете, че разстоянието всъщност е 9 мили. Вашата заявена цел трябва да включва достатъчно подробности, за да може одиторът да установи, че това е легитимно бизнес пътуване.
Майли, които можеш да откажеш
IRS също така определя какво се счита за приспадащ пробег за бизнеса. Например, не можете да приспадате мили между вашия дом и мястото на работа. Но можете да приспадне разстоянието между две различни места на бизнеса. Можете да приспадне километража между вашия офис и офисите на клиентите, на които се обаждате, дори ако вашият офис е във вашия дом. Ако пътувате до конференция или среща или за да вземете семинар, който ще ви е от полза във вашия бизнес, това се счита за бизнес приспадане. Ако пътуването ви съчетава както бизнес, така и лични цели, можете да приспаднете само бизнес частта от пътуването. Например, ако карате до пощенската служба, за да изпратите документи до клиент, след това спрете в магазина за хранителни стоки, за да вземете вечерята, можете да приспаднете само пробега, свързан с пътуването, до пощенската служба, а не до магазина за хранителни стоки.
Електронни записи
Приложения за смартфони, таблети и персонални компютри автоматизират проследяването на пробега в бизнеса. Такива приложения ви позволяват да попълните ключова информация, като например вашата дестинация и целта на вашето пътуване, и те ще изчислят пробега. Много от тези програми ви позволяват да експортирате данните в електронна таблица. Можете също така да инсталирате софтуер за глобално позициониране в колата си, за да следите цялото си пробег. Но, както се отбелязва в статията на New York Times за проследяващия софтуер от 2006 г., софтуерът може да бъде податлив на проблеми и хардуерни катастрофи, така че редовното архивиране на вашите данни е от решаващо значение.
Писмени записи
Един от най-простите начини за проследяване на километража е да запазите писмен дневник в колата си - в тетрадка или във формат на дневник, който печатате от компютъра си или да закупите в офис магазин. Развивайте навика да записвате началните и крайните показания на километража всеки път, когато използвате колата си за бизнес, както и да отбележите бизнес целта на пътуването. Попълнете информацията за всяко пътуване и общите мили в края на годината. Можете също да използвате друга документация, като например разпечатки на упътвания за шофьори или карти, като допълнителен резерв за приспадане на пробега.
