Документът на предавателната страница функционира много подобно на мотивационно писмо. Помислете за това като за лично виждане на читателя. Напишете това, което бихте казали на получателя, ако предавате доклада на него лично, но първо съберете мислите си.
Преди да напишете, е важно да посочите какво искате да кажете. Идентифицирайте аудиторията си и оценете техните специфични нужди и желания. Помислете за тези моменти, когато изготвяте бележка за предаване и останалата част от вашия доклад или предложение.
Адресирайте бележката за предаване чрез просто форматиране на бележки. Ако вашата организация използва шаблон за бележки. Ако не използвате тази настройка като отправна точка:
МЕМОРАНДУМ
До: Име и заглавие на получателя От: Вашето име и заглавие Дата: Дата, в която сте включили в отчета Тема: Име на отчета
Напишете начално изявление. "Тук е докладът, който поискахте за…" например. Не е нужно да е дълъг. Няколко прости изречения ще свършат работата. Използвайте формата на бизнес блок за този параграф и останалата част от бележката. Поставете твърдо връщане или празно място между всеки абзац, но не поставяйте раздела или отстъп преди да започнете нов раздел.
Напишете уводен параграф. Опишете обхвата на доклада, точно какво ще обхване и как сте събрали информацията си.
Напишете тялото на бележката. Обяснете колко полезен ще бъде докладът за читателя. Представете основните си заключения и подчертайте интересни констатации или глави от особен интерес за вашата аудитория. Всяка информация, която ще направи отчета по-полезен или достъпен за вашия читател, може да бъде включен в този раздел. Може дори да искате да направите предложения за по-нататъшни изследвания.
Съставете заключителен параграф. Напишете кратка бележка за благодарност на читателя си и признайте всяка голяма помощ, която сте получили от колегите. Освен това, предлагайте да изясните всички въпроси или да продължите да работите, ако е необходимо.
Проверете документа за правописни и граматични грешки.
Дайте на колега, на когото имате доверие, да провери работата си. Нейните свежи очи ще затихнат на объркваща реч и печатни грешки.
Направете необходимите промени и включете предложенията на вашия коректор.
Поставете попълнената бележка за прехвърляне в останалата част от отчета. Поставете го точно пред съдържанието и след заглавната страница на отчета.
Съвети
-
Напишете последната бележка за предаване и други части на вашия доклад, тъй като те се отнасят към останалата част от документа.
Внимание
Напомнянията за предаване се използват само за вътрешни документи. Ако отчетът ви е предназначен за външна аудитория, като потенциален клиент, вместо това напишете писмо за предаване. Информацията ще бъде същата, но използвайте формуляра за бизнес писмо, за да адресирате вашия документ.
