Трябва ли да създадете годишен доклад за вашата организация? Не сте сигурни как да продължите? За щастие, можете да прекъснете процеса за създаване на годишен отчет в малки, лесни за изпълнение стъпки. Най-доброто от всичко е, че управлението на годишния доклад ще ви доведе до контакт с ключовите лица, които взимат решенията на вашата организация. Можете да послужите в една важна, изискана роля, която стимулира кариерата ви и доказва стойността си за организацията. Следвайте тези указания за помощ при изготвянето на годишен доклад.
Започнете с номерата. Почти всички годишни доклади се съсредоточават около финансови данни, дори в нестопански организации. Запознайте се с финансовите съветници и / или счетоводители на вашата организация, за да прегледате финансовите резултати от миналата година и да определите каква информация да включите в тазгодишния доклад. Финансовото състояние на вашата организация ще помогне за избора на тема и външен вид за годишния доклад.
Имайте предвид, че точното съдържание на финансовия отчет ще варира в зависимост от размера на организацията, бизнес модела и статуса за печалба / нестопанска цел. Консултирайте се с финансовите и юридическите съветници, за да потвърдите кои от следните елементи да включват: Отчет за доходите --- основния отчет за финансовата стабилност на организацията. Той описва източниците на пари, разходите и нетните приходи или загуби за годината. Баланс --- осигурява цялостен поглед върху финансовото състояние на организацията. В него са изброени както активите, така и пасивите (дължимите суми) на организацията. В организации с нестопанска цел, балансът ще включва отчет за собствения капитал. Това по същество поставя броя на стойността на акционерите чрез изваждане на пасивите от активите. Отчет за паричния поток --- доклади за това как паричните средства се движат в организацията и колко пари са налични. Рискове --- обобщение на бизнес рисковете, пред които организацията е изправена или може да се сблъска в бъдеще. Бележките включват обяснения на счетоводните практики на организацията, обяснява всички изключения от общата счетоводна практика и описва как е събрана финансовата информация. Публично търгуваните дружества трябва да включват доклад от висшето ръководство, потвърждаващ, че вътрешният счетоводен контрол отговаря на изискванията на Закона Сарбейнс-Оксли.
Направете бюджет. Използвайте разходите от доклада от предходната година, ако има такива, като отправна точка. След това вземете под внимание вашите текущи нужди. Попитайте, ще имате ли нужда от професионална фотография? Помощ при писане? Искате ли да отпечатате и изпратите отчета и / или да го изпратите на уебсайт? Каква техническа помощ ще ви е необходима? Колко ще струват печатането и пощенските услуги?
Изберете тон и тема за съдържанието и дизайна на годишния доклад. Организацията вършеше добре? След това планирайте оптимистичен тон и ярък, колоритен дизайн. Ако организацията е изправена пред предизвикателства или е преживяла буря, по-смисленият тон и черно-белият дизайн имат повече смисъл.
Планирайте съдържанието си. Прегледайте дейностите на годината. Прочетете последните бюлетини, прессъобщения и новини. Какви бяха ключовите постижения и етапи? Кои бяха високите изпълнители и създателите на различията? Използвайте отговорите си, за да изготвите план за съдържанието на годишния доклад.
Започнете от върха. Започнете годишния доклад с писмо или колона от организационен ръководител (председател на съвета, президент или изпълнителен директор). Посланието на изпълнителната власт трябва да съдържа преглед на дейностите и постиженията на годината. Той трябва също да обобщи финансовите резултати, които един читател може да разбере.
Дайте кредит. Включете признание за ръководството и ключовите членове на персонала в организации с нестопанска цел или донори и доброволци в нестопански организации.
Прегледайте плана си с ръководство. Уверете се, че получавате входна такса за бюджета, тона и външния вид. По-специално, уверете се, че представянето на финансова информация отговаря на одобрението на изпълнителната власт. Не забравяйте, че ръководството вероятно ще иска да подпише окончателното съдържание и дизайн преди публикуването и разпространението.
Изгответе доклада. Ако вашата организация не разполага с писатели, фотографи и дизайнери, може да се наложи да свършите работата сами или да намерите доброволци. Фирми за маркетингови комуникации и професионални фрийлансери също са източници на помощ. Ако планирате да отпечатате и изпратите отчета, получете цитати от няколко принтера и пощенски къщи. Те също могат да помогнат при изготвянето на годишния доклад.
