Годишният доклад с нестопанска цел е най-ефективен, когато е написан и проектиран, като се има предвид значението и използването на документа. Документът служи като справочна карта, признание на донорите и други поддръжници, възможност за споделяне на информация с неправителствената общност и маркетингов инструмент за привличане на нови поддръжници. Читателите на годишния отчет търсят количество, качество и резултати от информация за програми, клиенти и доходи. Добре изготвените годишни доклади включват баланс на разказа, снимки, списъци и графични изображения на финансови данни. Един добре написан годишен доклад разказва отделните истории зад кръговите диаграми и списъците на донорите.
Определете съдържанието на годишния си доклад. Независимо дали вашата публикация е дебела, лъскава списание или бюлетин от четири страници, вашите читатели ще търсят конкретна информация в годишния си доклад: страница-едно писмо от председателя на борда на неправителствените организации или главен изпълнителен директор, доклади за организационни постижения, доклади от специални програми или големи отдели, финансови отчети, списък на членовете на борда и ключов персонал, както и списък на донорите, организиран по размер и по азбучен ред по име.
Използвайте ясно, просто и честно писане с неформален, но професионален тон. Посочете фактите ясно и използвайте спокоен и личен тон, за да пишете за постиженията и личните истории, които описват въздействието върху клиентите и общността.
Изберете думи в писането, които предават позитивност, гордост и ангажираност към вашата мисия. Избягвайте ненужно драматично писане, но споделяйте информация, която ангажира читателя и се обръща към донори, които чувстват партньорство в работата си. Например, разкажете историята на един клиент, за да опише постиженията на дадена програма и свържете дейностите с мисията на вашата организация.
Включете няколко странични ленти, за да подчертаете важни данни от програмните доклади, като разбивка на клиенти по възраст и етническа принадлежност или участници в програма за търсене на работа и техния статус в края на годината. Тази обобщена информация помага на читателите да разберат най-долния ред на статиите и също така добавят човешка перспектива.
Подгответе визуализации за вашата финансова информация, като използвате данните във вашия финансов отчет, за да покажете тенденции, суми и обобщения. Например, създайте кръгова диаграма, която показва процента на бюджета, използван от всеки отдел, или графика, която показва промени в даренията през последните четири години. Използвайте текстово поле, за да изброите общите средства, получени от различни видове донори, като например фондация и физическо лице. Финансовите визуализации предоставят на читателите незабравими снимки.
Изберете снимките, които ще използвате, за да разкажете историите. Можете да използвате снимки на къща, която организацията ви е помогнала да изградят, ученици във вашата програма след училище, животни в спасителния приют, дървета, засадени в училищни райони или персонал, организиращ разходка.
Съвети
-
Изберете форматиране въз основа на дължината и съдържанието на годишния си отчет. Дългият доклад може да се възползва от секции като програми, постижения, финансови и донори. Можете да решите да разделяте текста, като разпръсквате снимките и графиките в изпълняващ се разказ, отделен само от заглавия.
Типичният читател на годишния доклад се интересува най-вече от писмото на главния изпълнителен директор или председателя на съвета, името на читателя в списъка на донорите, снимките и финансовите суми, според Board Café на сайта на Blue Avocado.
