Компютърните технологии ни тласкат в ерата на електронното съхранение. Предприятията от всякакъв вид се насочват към безхартиения офис в опит да намалят разходите и да повишат ефективността. Въпреки нарастващия акцент върху компютъризираните данни, голяма част от извършената дейност все още разчита на съхранение на хартиен носител. Решението за използване на странични или вертикални файлове в офис среда зависи от различни фактори.
Историческо съхранение
През годините необходимостта от водене на записи се увеличи с нарастване на населението и раждане на нови предприятия. Професии като право и медицина изискват пълни и точни писмени данни за клиентските отношения. Производителите и търговците на дребно разчитат на клиентски файлове за директни продажби и записване на покупки. В миналото необходимостта от съхранение на документи създаде индустриални ниши за компании, които се стремят да отговорят на различни нужди от подаване. Съхранението на документи на работното място се е развило от подредени хартии върху рафтове и в отвори за затваряне до добре обмислени системи за пълнене, достъпни от много производители.
Системи за вертикално подаване
Вертикалните шкафове са по-старите от основните файлови шкафове в популярната употреба. Те могат да бъдат изработени от дърво или метал и се предлагат с две, четири или пет чекмеджета. Файловете с две чекмеджета са произведени така, че да отговарят на стандартните височини на бюрото като въпрос на съвместимост с работата. Пет вертикални файлове с чекмеджета обикновено са високи 60 инча и често не се използват в работните офиси, защото горните чекмеджета са твърде високи за лесен достъп. Те се използват в места за масово съхранение, където пространството е с премия. Вертикалните файлове се доставят в два основни размера на чекмеджетата, за да се приспособят стандартните документи за писма и правни размери.
Системи за странично подаване
Страничните файлове предлагат някои различни предимства пред вертикалните файлове. Те могат да поемат както документи с писмо, така и документи с правен размер. Страничните файлове обикновено осигуряват повече от една трета от помещението за подаване, отколкото вертикалните чекмеджета. Тъй като те са налични в бюрото височини, те служат на двойната цел на файл и credenza. Двете чекмеджета са лесно достъпни, докато седят. Когато работната станция изисква готов и многократен достъп до определени файлове, страничният файл е идеално решение за подаване. Поради тази функция самите те са предпочитаната система за подаване на документи за ръководители и професионалисти.
Съвети за подаване
При избора на файлови шкафове за вашия бизнес внимателно обмислете как ще се използват файловете и какъв персонал. Вътре в търговските представители или техническата поддръжка хората, които се нуждаят от бърз достъп до документи, ще бъдат най-добре обслужвани от странични системи за архивиране. Най-добре е да се консултирате с професионалистите за подаване на документи, преди да се поеме ангажимент към странично или вертикално подаване. Доставчиците на голямо офис оборудване разполагат с обучен персонал, който да препоръча най-ефективния тип подаване за дадено бизнес предприятие. Те ще предлагат схеми за планиране и оформление като част от процеса на продажба.
Опции за разглеждане
Консултирайте се с няколко фирми за офис доставки, когато обмисляте файлови системи, за да сте сигурни, че получавате най-много за парите си. Помислете за възможни икономии чрез закупуване на употребявани продукти от търговци или на търгове. Ако финансите са тесни, разгледайте възможността за отдаване под наем на изискваното оборудване.
