Бюджетът се отнася до писмен документ, описващ начините, по които организацията ще разпредели парите си. Като ръководител на бизнеса, трябва да решите дали бюджетният контрол ще остане върху вас или на вашите мениджъри. Има четири приложения на бюджетен контрол, както отбелязва Майкъл Армстронг в "Наръчник за техники за управление: Пълно ръководство за постигане на високи управленски постижения и подобряване на вземането на решения".
планиране
Бюджетният документ се създава чрез система за планиране. Ако сами разработите бюджета, можете да започнете с бюджета от миналата година. Вашият бюджет ще трябва да включва всички приходи, които проектирате и как ще ги харчите. Част от етапа на планиране изисква приоритизиране на различни бизнес нужди. Може да се наложи да направите трудни избори, като например наемането на допълнителен човек тази година и по-високи разходи за енергия. Вашият бюджетен документ трябва да отразява всички аспекти на вашето планиране и приоритизиране. Ако изпуснете важни бюджетни съображения, можете да срещнете недостиг през бюджетната година.
измерване
След като бюджетният документ бъде финализиран, мениджърите на всеки отдел отговарят за дискреционните разходи, като доставки, разходи за печат и заплати, като същевременно спазват бюджета си. Необходима ви е финансова система за проследяване на разходите по всеки ред в бюджета. Способността на всеки мениджър да се придържа към своя бюджет ще повлияе на вашата рентабилност и финансова позиция като компания.
сравнение
Използвайки системата за измерване, можете да сравните действителните разходи с бюджетните разходи, като преминете по ред в бюджетния документ. Трябва да определите дали има преразход и къде в компанията се случва. Възможно е някои отдели да прекарат разходи и да им се наложи бюджетният им контрол да бъде коригиран, или може да се окаже, че ръководителите на тези отдели могат да оправдаят случаи на преразход, като обясняват неочаквани разходи, като например увеличаване на цените на доставчика през бизнес годината.
контрол
Трябва да предприемете действия, след като сте проучили как всеки отдел изразходва средства в рамките на или над разпределения бюджет. Всяко действие, което ще предприемеш, за да накараш отдел да увеличи или намали разходите си, се равнява на контрола. В екстремни обстоятелства, като например, когато не можете да накарате мениджърите да овладеят разходите и да се придържат към бюджета си, можете да премахнете бюджетния контрол. Всички разходи, които се извършват в съответствие с годишния бюджет, помагат на фирмата да запази фокуса си върху стратегическите цели.
