Не сте доволни от конкретен продукт или услуга. Вместо да се оплаквате на приятели и роднини, предприемете действия и напишете жалба. Освен че служи за постоянен запис на оплакването ви, добре написаното писмо за жалба може да мотивира фирмата, отговорна за продукта или услугата, да гарантира, че вие и други клиенти няма да изпитате тези проблеми в бъдеще. Създайте добре форматирано бизнес писмо, което дава положителни резултати.
Елементи, от които се нуждаете
-
За да напишете писмо за оплакване, ще ви е необходимо следното:
-
Фактури и разписки
-
Висококачествена хартия за закрепване
Създайте писмото си с пълния блок, предпочитан от повечето фирми в Съединените щати. Остави да оправдаеш всички части на писмото. Можете да вмъкнете двоеточие или запетая след поздрава и запетая след допълващото затваряне. Като алтернатива можете да изключите пунктуацията.
Започнете датата от 6 до 10 реда под бланката или заглавката. Използвайте американския формат, например, 15 януари 2011 година.
Оставете четири до шест реда между датата и вътрешния адрес. Включете името на лицето за контакт и бизнес заглавието. Обадете се на телефонното табло на компанията и попитайте за името и заглавието на съответния мениджър. Потвърдете правилното изписване на неговото / нейното име. Ако не можете да идентифицирате име, използвайте подходящо заглавие, като например "Мениджър за обслужване на клиенти".
Оставете две празни редове и въведете поздрава. Не използвайте "Уважаеми господине или госпожо" или "За кого може да се отнася." Използвайте фамилията на получателя с подходящо лично заглавие. Ако не сте сигурни за пола, използвайте „Уважаеми Крис Смит“.
Двойно пространство и започнете тялото на писмото. Използвайте поне три параграфа за буквата, оставяйки двойно пространство между тях. Когато съставяте писмото си, обърнете се към всички фактури или други документи, които сте получили от компанията. Уверете се, че всички имена на продукти, цени и други подробности са точни.
Започнете с положителна бележка. Използвайте първия параграф, за да споменете вашата лоялност към марката или компанията. Например, "Винаги съм се радвал да пазарувам за мебели във вашия магазин. Оценявам прекрасните съвети, които съм получил от вашия декоратор в магазина и се чувствам много удобно с всичките си покупки."
Използвайте втория параграф, за да включите подробности, които читателят трябва да знае, за да обработи жалбата ви. Например, "На 25 февруари 2011 г. поръчах завивка (Поръчка # 5768, синя флорална щампа, размер на кралицата) от вашия онлайн каталог. Две седмици по-късно получих завивката. метална миризма, която се задържа след две машинни измивания. Приложено е копие на поръчката за доставка. " Не изпращайте оригинални копия на разписки или други документи.
Посочете очакванията си в третия параграф. Например: "Тъй като функцията за парата на желязото не работи правилно, очаквам пълно и незабавно възстановяване на сумата от 52,38 долара плюс пощенска такса, която плащах за връщане на желязото. Ще изчакам 4 седмици за отговора ви. от вас ще се свържа с Бюрото за по-добро дело."
Оставете две празни редове и въведете подходящо допълващо затваряне, като например „С уважение“ или „Искрено“. Оставете четири до шест празни реда за вашия подпис. Директно отдолу, въведете машинописния си подпис.
Двойно пространство и въведете Приложение (ове).
Съвети
-
Използвайте висококачествена свързваща хартия. Създайте заглавна част, която включва вашето име, адрес, телефонен номер и имейл адрес. Напишете кратки параграфи и запазете дължината на писмото на една страница. Използвайте функцията за предварителен преглед на вашата текстообработваща програма, за да проверите вертикалното разположение на писмото. Ако е необходимо, регулирайте разстоянието. Посъветвайте се с доверен приятел или роднина да прочете вашето писмо. В допълнение към проверката на правописа, пунктуацията и граматичните грешки, вашият приятел или роднина трябва да гарантира, че тонът на писмото е подходящ.
