Писането на бизнес писма може да е трудно. Ще седнеш, за да отблъснеш бързо писмо и стрела, вие сте затънали в поздрава. Писането на един човек има достатъчно проблеми, ако не знаете името или пола на лицето. Когато добавите няколко души, въпросите се умножават. Колко хора пишете? Два, три или тълпа? Познавате ли ги по име? Те са вашите близки приятели или минаващи познати? За щастие има правила и насоки за всички тези ситуации.
Писане на две или три
Ако пишете на две или три, това е лесен отговор: Просто напишете техните имена. Ако ги познавате добре и сте на базата на първо име, можете да използвате техните имена, като „Уважаеми Уил, Кирстен и Пат“.
Ако не ги познавате добре или не сте сигурни дали биха били подходящи първите имена, използвайте повече формалности: „Уважаеми г-н Sothers, г-жа Томпсън и г-жа Crump. Като цяло, няма да бъдете виновни за това, че сте твърде формални, но веждите ще се увеличат, ако сте твърде неформални.
Писане в група
Когато пишете на повече от трима души, изписването на имена изглежда тромаво. Хората са склонни да чувстват, че са само един от дългия списък. По-добре да използвате групов термин като "Уважаеми колеги" или "Уважаеми колеги". Забавно е как изписването на имена на групи може да ги накара да се почувстват като един от тълпата, но „Скъпи колеги“ ги кара да се чувстват като част от групата; те са част от екипа. "Уважаеми колеги", казвате, че ги считате за достоен да бъдат колеги, равноправни и ценени участници.
Не използвайте обаче "Уважаеми колеги", когато пишете на хора, които са ви по-възрастни. Технически, те са вашите началници, а не вашите колеги. Но ако и те са в екипа, тогава "Уважаемият екип" ще работи добре.
Как да наименувате имена
Пишете на хората по име, ако изобщо е възможно. Например, ако няколко души са ви писали за тема и искате да напишете обратно, направете усилията си да намерите и използвате техните имена. Ако кандидатствате за работа, или сте в друга ситуация, в която искате да впечатлите някого, откриването на техните имена показва, че бихте направили допълнителни усилия и в работата си, ако сте наети. Познавате ли някой в компанията, който би могъл да разбере имената на персонала, свързан с човешките ресурси?
Друга идея е да отидете на уебсайта на организацията и да проверите дали директорът или ръководителят на отдела е в списъка. Ако това е единственото име, което виждате, можете да се обърнете към писмото като: "Уважаеми г-н Бърнс и колеги" или "Уважаеми г-н Бърнс и членове на комисията за подбор." Ако не намерите конкретни имена, пишете "Уважаеми членове на комисията за подбор". Макар че можеше да напишете "Уважаеми селекционни комисии", добавянето на "членове на" му придава специална връзка. "Членове" признават, че ги виждате като личности, а не само като една голяма анонимна комисия.
Получаване на пол
С имена като Джон, Мариан, Уейн и Дейзи, е лесно да се каже техният пол. Други имена могат да ви накарат да познаете, като Кари, Ейдриън, Пат, Сам, Крис, Дрю и Алекс. Понякога тяхното изписване ги раздава. Например, Адриан обикновено е мъж, а Адриен е жена. Но имената не спазват общите правила на правописа, така че ако не знаете, не приемайте.
Ако някой, когото познавате, може да познава въпросното лице, може да разберете. Също така, проверете уебсайта, за да видите дали лицето е написано за и се нарича той или тя. Общо търсене в интернет за името може да даде и отговори. Ако всичко, което не отговаря на въпроса за пола, е приемливо да напишете "Уважаеми Крис Трейнър".
За кого или не
Докато "За кого може да се отнасят" звучи твърдо и много формално, все още е приет поздрав за използване, когато нямате никаква представа за кого пишете.
От друга страна, "Уважаеми господа" е остаряла. Това е капан за граматика, който е остатък от дните, когато бизнесът е бил домейн на човека. "Уважаеми господа" днес е неподходящо, когато вашето писмо може да бъде прието от жена. "Уважаеми господа или господа" поне признава, че една жена може да бъде един получател, но тя все още звучи старомодно. На първо място, никой вече не е адресиран като господин или госпожа, освен може би от техния иконом или шофьор. Ако нямате имена и нямате представа за техния пол, опитайте нещо различно, като „Поздрави“ или „Здравей“. Тези звуци са приятелски настроени и подходящи за пол.
Манери са важни в електронната поща, също
Във всички, с изключение на най-официалните случаи, е приемливо да изпратите писмо по електронната поща, вместо да изпратите писмото. Много обяви за работа предлагат отговор по имейл. Имейлът е по-спокойна форма на комуникация, но както в мотивационното писмо, правилата на граматиката и етикета все още се прилагат. Грешки и правописни грешки ще бъдат забелязани и ще бъдете съдени от тях.
Същите насоки се прилагат, когато пишете на двама или трима души или на група. Когато изпращате имейл, важно е да поставите имейл адресите в полето "bcc", а не в полето "To". Много хора не искат имейл адресите им да станат обществено достояние, особено когато е толкова лесно да изпратите имейл с информация за контакт на всички. "bcc", което означава "слепи копия", означава, че можете да видите адреса, но другите получатели не могат.
