Колкото и да се опитвате да ги избегнете, между служителите, мениджърите и клиентите ще се появят бариери пред комуникацията. Неуспехът в комуникацията може да предизвика ненужни закъснения, неудовлетвореност и потенциално загубен бизнес. Добрата новина е, че има начини за преодоляване на бариерите за комуникация, за да поддържате бизнеса си безпроблемен.
Какви са комуникационните бариери в бизнеса?
Комуникационните бариери могат да бъдат открити навсякъде в бизнеса, от горе до средно управление до външни отношения. Комуникационните сривове се случват организационно, например когато членовете на екипа са изолирани, или индивидуално, когато човек тълкува погрешно или игнорира това, което друг казва. Те могат да възникнат от твърде много отвличане на вниманието по време на работа или недостатъчна яснота за даден проект. Няколко примера за общи пречки пред комуникацията, които можете да видите в бизнеса си, са:
- Отвличане на вниманието. Ако не присъствате в разговор, това може да доведе до неразбиране. Дали от многобройни прекъсвания, многозадачност или бързане към следващата Ви среща, разсейването е бариера пред комуникацията, която може да предизвика много проблеми. Също така е лесен за отстраняване, ако се научите да се фокусирате и да присъствате в момента.
- Лошо управление. Когато служителите не харесват мениджърите си или не чувстват, че могат да говорят открито с тях, комуникационните канали бързо се изключват. Мениджърите, които не успяват да дадат обратна връзка, не слушат проблеми, не могат да говорят открито за съответния бизнес на компанията или не искат да задават въпроси на техния персонал, създават пречки пред комуникацията, които не е необходимо да съществуват.
- Липса на разговор. Разбира се, най-добрият начин да общувате е да проведете разговор. Тези дни, обаче, хората са по-склонни да текст или електронна поща, когато те имат проблем за обсъждане. Този тип едностранчиви разговори често водят до ненужни недоразумения и недоволство и могат да бъдат загуба на време. Въпрос, който може да бъде решен в пряка, 15-минутна, разговор лице в лице, вместо това става еднодневен обмен на думи, предизвикващ безпокойство, който няма резолюция.
- Физически бариери. Когато ръководството се изолира на друг етаж на сградата от останалата част от работната сила или работните екипи се разпределят в отделни офиси, се създават физически бариери, които водят до лоша комуникация.
- Личностни различия. Шансовете са, че имате няколко вида личности, плаващи около вашия бизнес. Съществува и добър шанс някои от тези личности просто да не се отварят и да имат различни стилове на общуване, което води до недоразумения, стереотипи и мълчание.
- Липса на яснота. Когато става въпрос за заинтересовани страни, клиенти и персонал, е важно да има ясна политика на компанията. Ако не го правите често, това създава объркване и разочарование, което кара хората да не искат да правят бизнес с вас.
Ако отнеме известно време, за да оцените работното си място, за да научите как хората общуват, най-вероятно ще намерите тези и други общи примери за пречки пред комуникацията. Някои от тях могат да бъдат разрешени по-бързо от други, но всички те изискват доброволно участие и добри комуникационни умения от вашия екип.
Примери за бариери за комуникация
Не всички бариери пред комуникацията са очевидни. Може да ви се стори, че говорите и сте продуктивни, но не по-късно осъзнавате, че нищо действително не е постигнато. Ето как екипна среща с мениджър може да бъде изпълнена с комуникационни бариери:
Екипът се събира в 10:00 часа с мениджъра, за да премине през предстоящо събитие в мрежа. Членовете на екипа пристигат незабавно, но мениджърът има телефонен разговор. Всеки неловко седи в стаята, без да знае кога ще приключи разговорът и кога срещата ще започне.
Десет минути по-късно мениджърът насочва вниманието си към хората в стаята и пита за дневен ред за срещата. Никой няма такъв, така че някой бърза да напише един. По този начин мениджърът се разсейва от друго телефонно обаждане, което изисква от него да напусне офиса за 15 минути, за да се срещне с някой извън офиса. Това води до бърза среща, където хората не задават много въпроси, защото искат да покрият възможно най-много материал в наличното ограничено време.
След като срещата приключи и всички се върнат в офисите си, екипът може да осъществи няколко неща: те не обхванаха някои важни неща, които трябваше да бъдат обсъдени, те се почувстваха прибързани и игнорирани от мениджъра, докато се опитваха да обсъдят какво са направили. и те не са по-далеч в планирането на предстоящото събитие в мрежа, отколкото преди срещата. Бариерите пред комуникацията доведоха до загуба на време и липса на производителност за всички участници.
Други бариери пред комуникацията са безочливи, като членът на екипа, който продължава да пропуска вашия краен срок, без да ви дава причина или мениджърът, който настройва и играе с телефона си всеки път, когато се опитвате да проведете разговор. Може да се окаже, че организационната бюрокрация не позволява на нови идеи да се реализират в действителност или липсата на вътрешнофирмено общуване сред работниците на различни нива в бизнеса.
Проблеми с външните комуникации
Ако сте в бизнес, който обслужва клиентите, външните комуникации са също толкова важни. Например, ако не рекламирате ясно колко дълги продажни цени са в сила, може да получите разгневени клиенти, които твърдят, че плащат само каква е продажната цена за един месец по-късно. Ако предоставяте информация за обслужване на клиенти на уебсайта си, но няма пряк начин да се свържете с отдела си за обслужване на клиенти, може да получите публични оплаквания на страниците на социалните ви медии вместо една жалба, която може да се обработи бързо и частно.
Без значение дали бариерите пред комуникацията са очевидни или фини, те не правят нищо, за да помогнат на бизнеса да успее. Всъщност те могат да доведат до много повече проблеми, отколкото очаквате.
Понижения на комуникационните бариери
Може да мислите, че не е нужно да прекарвате време в работа по комуникация във вашия бизнес, но има много последствия за игнорирането на проблемите в общуването. Бариерите пред комуникацията водят до разочаровани служители и клиенти, които не се чувстват като че ли са чути. Когато това се случи, персоналът става по-малко мотивиран, което води до липса на производителност, креативност и иновации. Липсата на ефективна комуникация с клиенти и клиенти може дори да доведе до загуба на бизнес.
Ако служителите не чувстват, че това, което казват, имат значение или имат някакво въздействие, те могат да спрат да говорят напълно и да не съобщават, когато нещо не е наред или когато срокът ще бъде пропуснат. Това води до неефективност, грешки и фирмена култура, която насърчава изолацията вместо работата в екип.
Когато хората не се чувстват като че ли имат отворени канали за комуникация, много от тях се изключват и просто преминават през действията си. Това вероятно не е това, което искате да се случи във вашата компания, поради което е необходимо да се даде приоритет на добрата комуникация между персонала и външно с клиенти, доставчици и клиенти.
Как да преодолеем комуникационните бариери
Най-добрият начин за преодоляване на комуникационните бариери е предотвратяването им на първо място. Това се прави чрез определяне на ясно дефинирана политика за вашия бизнес, която насърчава комуникацията. Тя може да бъде толкова проста, колкото да зададете кратка сутрешна среща за решаване на проблеми и проекти или по-сложна йерархия, която определя с кого да говорим, когато възникне проблем. По този начин всеки знае, че има шанс да бъде чут.
Тази комуникационна политика трябва да бъде написана и преразгледана с всички нови служители, както и редовно да се преразглежда и актуализира, за да отразява настоящите технологии и фирмени практики. Ако е необходимо, обучението по комуникативни умения и специфичните ви комуникационни политики могат да бъдат полезни, особено за тези, които не са най-добрите комуникатори.
Дори когато хората знаят, че имат изход, за да бъдат чути, все още е важно служителите да участват активно в подобряването на комуникацията в цялата компания. Насърчавайте персонала си да:
- Говорете лично. Когато е възможно, разговаряйте лично. По този начин няма объркване относно тона или смисъла. Ако има, то може незабавно да се преодолее, като се елиминират разочарованията и недоразуменията. Насърчавайте служителите да вдигнат телефона и да говорят, ако не могат да се срещнат лично, особено ако проблемът е сложен. Използвайте само имейли и текст, когато това е последна мярка или за бърз въпрос.
- Ограничете разсейването. Разговорите изискват както говорене, така и слушане. Уверете се, че наистина слушате, като ограничавате прекъсванията, слагате телефона си и се фокусирате върху това, което казва другото лице. Това ще помогне за преодоляване на комуникационните бариери и ще накарат другия да се почувства и оцени. Разсейването трябва да бъде ограничено лично или по телефона.
- Имате политика за отворени врати. Насърчавайте политика на отворени врати, така че хората да знаят, че могат да говорят с мениджъри или други екипи по всяко време. Тази политика трябва да обхване заинтересованите страни и клиентите, които трябва да чувстват, че могат да достигнат до подходящо лице във вашата компания по всяко време, когато имат проблем или загриженост.
- Създайте социални възможности. По-вероятно е хората да се ангажират с хора, които познават. Създаването на социални възможности във вашата компания и създаване на мрежови събития за външни клиенти могат да помогнат на хората да се опознаят и да отворят комуникационните линии. След като хората се срещнат и разговарят, те вероятно ще се чувстват по-удобно в бъдеще.
- Не го усложнявай. Друга обща бариера пред комуникацията се опитва да направи добро впечатление. Бъди себе си. Отхвърлете жаргона или официалния речник в замяна на лични истории и ясен, сбит език. Бъдете приятелски, топли и искрени. Ако това е професионална връзка, поддържайте границите си, докато все още оставате чувствителни към въпроса.
- Потвърждавайте. Важно е да признаете опита на другите хора и да реагирате по съответния начин. Внимавайте за езика на тялото и емоциите, както и да слушате обменяните думи. Бъдете уважителни към информацията, която получавате, и всички чувства, които възникват. Задавайте въпроси, бъдете позитивни и предоставяйте полезна и подкрепяща обратна връзка, когато можете.
- Помислете за културата. Внимавайте с изрази, жестове и религиозни и политически убеждения, свързани с различни култури, докато общувате, така че вашето послание да не се тълкува неправилно. Също така е важно да се проверят всички обобщения и стереотипи за културните групи преди да се стигне до заключения. Начинът, по който хората мислят, реагират и виждат света, може да варира значително поради културата.
- Дайте приоритет. Съсредоточете се само върху информацията, която искате да предадете, вместо да правите информационен дъмп. Прекалено много информация наведнъж може да доведе до претоварване на слушателя, което да доведе до бездействие. Като представяте само подходяща информация, по-ясно съобщавате какво е важно и какво трябва да направи получателят.
- Коригирайте езика на тялото си. Комуникацията не идва само от думи. Той идва и от тялото ви. Начинът, по който седите и се движите, когато разговаряте с някого, често казва много повече от думите, които някога могат. Осъществяването на контакт с очите и използването на подходящи невербални жестове вървят дълъг път. Избягвайте да изглеждате раздразнени, стресирани или разсеяни, за да предотвратите желанието на някой да говори с вас.
С някои ясно дефинирани политики, обучение и практика можете да предотвратите забавянето на комуникационните бариери пред бизнеса, което ще повиши ефективността.
