Когато наемодателите сменят персонала на офиса, е полезно да съветвате наемателите на тези промени, особено на персонала, който често взаимодейства с наемателите. Лесно е да се съветват наемателите на персонала и други съществени промени по пощата.
Съберете списък с имената и адресите на всички наематели, които ще бъдат засегнати от промяната. Например, ако наемате пространство на различни места и следователно оперирате повече от един офис под наем, трябва само да съобщите за промяната с тези наематели, които се занимават с офиса за наемане, където се случва промяната. Ако имате само един офис, разбира се, предупреждавайте всички наематели.
Подгответе писмото на бланката на фирменото писмо, направете го „официално“ и го подпишете за датата, за която очаквате повечето писма да се разпространяват. Използвайте технологията mailmerge, за да персонализирате всяка буква, или можете да използвате по-общ формат, като адресирате всяка буква "Уважаеми наематели".
Съдържанието на писмото трябва да бъде кратко и делово, като обикновено трябва да се приемат два параграфа със съдържание, както и заключителен параграф. Докладвайте промяната на персонала в първия параграф. Ако новият служител ще поеме всички задължения на заминаващия служител, кажете така, като посочите задълженията: "Джени Смит ще напусне фирмата на 12 март и ще бъде заменена от Мери Джоунс, която ще отговаря за жалби на наематели, поддръжка искания, събиране на наеми и отговаряне на всички свързани въпроси."
От друга страна, ако задълженията, които преди това са изпълнявани от напускащия служител, ще бъдат разпределени между съществуващи и / или нови служители, направете това ясно в първия параграф; Например: "Джени Смит ще напусне фирмата на 12 март и ще бъде заменена от Мери Джоунс, която ще отговаря за жалбите на наемателите и исканията за поддръжка. Джо Уайт ще поеме отговорността за събиране на наемите и отговаряне на всички свързани въпроси."
Във втория параграф се включват всички уместни дати; в много случаи, например, служител напуска петък, а заместването - следващия понеделник. В други случаи има кратък период на припокриване, докато заминаващият служител тренира новия. Вторият параграф се затваря, като се посочва, че от датата на настъпване на промяната всички уместни въпроси, коментари и проблеми трябва да бъдат насочени към новите отговорни за тях лица и да ги назовете отново. Например, "Започвайки 15 март, моля, обърнете се към Мери Джоунс към жалби и искания за поддръжка и се свържете с Джо Уайт за нещо, свързано с наема."
В последния параграф, информирайте наемателите, че трябва да се чувстват свободни да се свържат с вас с всякакви притеснения, коментари или въпроси. Подпишете буквата „Искрено“, последвана от името ви.
Съвети
-
Наемодателите или техните служители могат да предадат или изпратят по пощата тези видове писма; алтернативно, те могат да бъдат разпределени с приходи от наеми.
Съпротивлявай се на желанието да бъдеш приятелка и да даваш твърде много информация, дори когато нещата са очевидни. "Джени Смит си тръгва, за да има бебе" или "Джени Смит се омъжва и отива на медения си месец и след това ще се премести от държавата" и двете са примери за даване на твърде много информация. Нека Джени сподели информацията, с която избира, и да ограничи писмото ви до това, което е необходимо за бизнеса.
