Докладът за контакт документира всички теми, обсъждани по време на срещи, конферентни разговори и телефонни разговори. Един такъв пример за доклад за контакт се използва по време на набирането на средства; обобщава темите, които специалистът за развитие на фондове обсъжда с потенциален донор. Докладът ви помага да изясните всички недоразумения или въпроси относно това кои страни споделят каква информация. Писането на доклад за контакт може да изглежда трудно и безполезно, но в дългосрочен план може да спести време и да намали разочарованието.
Попитайте всички имена на всички в срещата, конферентния разговор или телефонния разговор. Запишете ги в горната част на хартията, заедно с датата и часа, когато срещата започна и приключи.
Водете си бележки по всички важни аспекти на срещата, телефонното обаждане или конферентния разговор.
Въведете доклада си за контакти, отнасящ се до бележките за срещите ви. Включете името на фирмата и лицето, което представлява компанията, както и името на другото дружество или негов представител.
Регистрирайте датата и средствата за контакт. В деловите случаи документирайте имената на всички служители или лица, участвали в срещата; какво се е случило на срещата; кой какво каза; каква информация се обсъжда и какво е постигнато; следващата точка, за която се говори или дали всичко е уредено; и в първия случай - датата на следващото заседание.
Прегледайте доклада за контакт и се уверете, че нищо не липсва. Добавете липсващите подробности.
Изпратете доклада за контакт по електронна поща, факс или поща.
