Докладите за напредъка са ясни, с по-формулиран дизайн от този на тримесечните отчети. Последните се различават по своя формат от бизнес към бизнес и институция към институция. Въпреки това, следните основни насоки се отнасят и за двете: Бъдете внимателни към вашата аудитория и това, което очакват да намерят в доклада, и запазете писането си ясно и сбито, със сериозен, безсмислен тон и точен, открит и надежден стил.
Елементи, от които се нуждаете
-
Данни и информация, които трябва да бъдат включени
-
Добра програма за текстообработка като Microsoft Word
Използвайте традиционен формат за меморандум както за напредъка, така и за тримесечния отчет. Започнете с датата, името и позицията на лицето, на което ще отиде докладът, вашето име и длъжност и ясна, кратка тема. Например, темата за доклад за напредъка може да бъде „Проект за напредък в интегрирането на данни“. Темата за тримесечен доклад често е по-малко конкретна и просто казва нещо като „Тримесечен отчет за отдела за данни, трето тримесечие 2010 г.“ Ако тримесечният доклад е един от няколкото, които ще отидете на едно и също лице, уверете се, че знаете точния формат, който лицето очаква.Читателят трябва бързо да преработи всички входящи данни и ще очаква да намери конкретни типове информация на едно и също място във всеки доклад.
За доклад за напредъка, отворен с обобщение на напредъка, като например „Проектът за интеграция на данни напредва по график и в рамките на бюджета“. Ако търсите нещо конкретно - помощ от друг служител или отдел, допълнителни средства и т.н. - избройте го незабавно, за да се уверите, че не се пренебрегва от читателя. Отворете тримесечния доклад по подобен начин, като обобщите информацията, съдържаща се в доклада.
Подробности за проекта, които могат да бъдат включени в обобщението на напредъка, ако желаете, чрез бързо обобщаване на подробностите и описание на неговата цел и времеви график. В рамките на тримесечния доклад можете да включите напредъка, постигнат след последния доклад, като отчитате както доброто, така и лошото. Имайте предвид, че искате да сте отворени и честни.
Посочете в доклада за напредъка всички завършени работи и използвайте глаголи за действие, за да подчертаете, че работещите по проекта са работили усърдно. Можете също така да включите конкретни дати, когато фазите на проекта са били завършени или когато част от нея е станала активна или е била онлайн или каквато е целта. На този етап от тримесечния доклад и в подходящия формат, започнете подробно описание на постигнатия напредък. Избройте проблемите, които трябва да бъдат разрешени.
Дайте подробности в доклада за напредъка на всички проблеми, с които се сблъсквате, стратегии за тяхното решаване и график за тяхното решаване или обяснение защо проблемът продължава.
Поставете работния график в доклада за напредъка, заедно с постиженията, които очаквате през следващия интервал от време. Можете да завършите доклада с цялостна оценка на проекта и досега постигнатото. В тримесечния доклад прогнозирате предстоящите възможности и предизвикателства заедно с очакваните резултати и важни дейности. Може би ще завърши с искане за коментари, обратна връзка и идеи.
