Възстановяването на пробег в Калифорния се урежда както от Кодекса на труда, така и от Раздел 2802 и от Правилника на Калифорнийския кодекс, дял 8, раздел 13700-13702. Ако работодател от Калифорния изисква служител да управлява официалния бизнес на компанията, той трябва или да предостави на служителя превозно средство, за което са покрити всички разходи, или да възстанови на служителя разходите за шофиране. Законът от Калифорния предоставя известна гъвкавост на работодателите при определянето на това как точно да се възстановяват разходите на служителите за пробег и разходи за шофиране.
Основно възстановяване на пробег
Според законите на Калифорния, възстановяването на пробег се определя като сумата, платена на служителите за всички "необходими разходи, направени при експлоатацията на превозни средства, предоставени от служителя за работа". Възстановяването на пробег не се ограничава до разходите за газ, а трябва да компенсира служителя за допълнителни фактори като амортизация на превозното средство, ремонт и застрахователни разходи. Редовните пътувания на служителя не се компенсират, освен ако работодателят не постави ограничения на служителя по време на пътуването, изисква служителят да е на разположение за работа или да го нареди да извършва работа по пътуването. Законът от Калифорния изисква работодателят да поддържа дневни записи за пробег, който подлежи на възстановяване, и също така задължава плащанията за възстановяване да бъдат извършени до края на месеца, следващ месеца, в който е настъпило шофирането или когато служителят е подал иска. В Решение по дело Gattuso срещу Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) съдът установява, че има три приемливи начина, по които работодателят в Калифорния може да възстанови разходите за пробег - методът „действителен разход“, методът „възстановяване на пробег“ и „еднократна сума“ "метод. t
Метод „действителни разходи“
В метода на действителните разходи служителите трябва да представят подробни отчети за разходите на работодателя. Тези записи ще включват действителните разходи за всеки от подлежащите на възстановяване компоненти на експлоатацията на превозно средство и ще трябва да включват пропорционални разходи като гуми, нефт, застраховка и амортизация. Служителят трябва да изчисли частта от общото време на шофиране, свързана с работата, и да използва този процент, за да изчисли пропорционалните суми. Служителят също ще осигури разходи за газ. Докато този метод е вероятно най-точен, той изисква подробно докладване от страна на служителя и отнемащо време проверка на фактите от страна на работодателя.
Метод за възстановяване на пробег
За да се намали донякъде бремето на докладване, но все пак осигуряват справедливо възстановяване на разходите на служителите, работодателите могат да използват метода за възстановяване на пробег. Този метод предвижда ежемесечно възстановяване на разходите въз основа на процента на възстановяване на пробег на Службата за вътрешни приходи, за който Калифорнийският департамент по трудови стандарти изтъква, че е разумна ставка за възстановяване на всички разходи, направени при шофиране. Ако служителите или работодателят не са съгласни, че процентът е приемлив, плащането може да се различава от ставката на IRS - но тежестта е върху страната, подала жалбата, за да докаже защо това трябва да стане. Съгласно метода за възстановяване на пробега, все още трябва да се съхраняват записи за всяка миля и датата на шофиране.
Метод на еднократната сума
Методът на възстановяване на "еднократна сума" позволява на работодателя да компенсира служителите за управление на разходите чрез увеличаване на цялостната им компенсация. Това би могло да бъде определено плащане - често наричано "автоматично обезщетение" - или увеличение на базовото обезщетение. Ако работодателят увеличи базата или комисионата, работодателят е длъжен да определи размера на обезщетението, което е предназначено да възстанови на служителя разходите за превозни средства. Възможността за еднократна сума може да е подходяща, когато служителите често извършват едни и същи пътувания по причини, свързани с работата.
