В края на отчетния период често са необходими коригиращи записи, за да се направят корекции в салдата в сметките на главната книга на дружеството. Тези записи, наречени AJEs (коригиращи записи в дневника), се записват първо в коригиращия дневник и те носят сметки като амортизация, амортизация, материални запаси, пасиви, салда по кредити и начисления до момента, така че финансовите отчети точно отразяват финансовото състояние на компанията. AJE може да се използва и за коригиране на грешки при осчетоводяване на оригинални транзакции. Всяко AJE включва поне едно дебитно въвеждане и поне едно кредитно вписване, заедно с писмено обяснение на целта на AJE.
Регистрират амортизационните разходи и амортизационните разходи за периода. Амортизационните планове проследяват използваната част от полезния живот на дълготрайните активи, като имоти, машини и съоръжения. Плановете за амортизация проследяват използваната част от полезния живот на нематериалните активи, като начални разходи, патенти, кредитни точки и авторски права. Направете тези AJE, като осчетоводявате дебит в сметките за разходи за амортизация или амортизация и кредит към натрупаната амортизационна сметка или натрупаната амортизационна сметка. Напишете обяснение под всяка от тези транзакции в дневника за коригиране, като например: "Да записваме амортизационните разходи за годината, приключваща на 12/31 / 20ХХХ".
Коригирайте сметките за инвентаризация, като кредитирате сумата, използвана в производството през периода, за сметка на материалните запаси и дебитирате еднаква сума към сметката за продадените стоки. Напишете обяснение под вписването в дневника за коригиране, като например: "За да запишете инвентаризация, използвана за годината, завършваща на 12/31 / 20ХХ". Може да има много инвентаризационни сметки, ако всяка позиция се проследява отделно, и това изисква въвеждане към всяка от инвентаризационните сметки. Просто бъдете сигурни, че общият размер на кредитите към тези сметки е равен на общия размер на дебитите към цената на продадените стоки.
Активирайте салдото по кредитите до момента, като направите AJEs за краткосрочни и дългосрочни заеми, платими и сметки за вземания. Сроковете по краткосрочните заеми са сумите, платими или получени в рамките на една година. Дългосрочни салда са тези суми, платими или подлежащи на получаване за периоди, по-дълги от една година. Тези салда обикновено се коригират в края на годината, така че дължимите през следващата година суми са отделени от останалата част от заемите. Дебитира дългосрочния заем за суми, равни на плащанията за следващата фискална година, и кредитира тези суми за краткосрочни кредитни сметки. Напишете обяснение като „Да коригира краткосрочни / дългосрочни салда по кредити (платими или вземания) за годината, приключваща на 12/31 / 20ХХ”.
Начислените суми, дължими и получени в края на период, който ще бъде платен или получен през следващия период, като ги записва с коригиращи записи в дневника. Например, ако служителите са спечелили заплати в рамките на един период, но няма да бъдат изплащани до следващия период, записвайте задълженията си по заплати, като кредитирате заплати, дължими и дебитиращи разходите за заплати. Продажбите, осъществени през текущия период, за който клиентите ще плащат през следващия период, изискват дебит към вземания и кредит за продажби. Разходите, направени през текущия период, които дружеството ще плати през следващия период, изискват кредит за начислени разходи и дебит към подходящ разходна сметка. Напишете обяснение като „Да се натрупват заплати на 12/31 / 20ХХ, платими на 1/31 / 20ХХ“.
Коригиране на грешки при командироване с AJE, за да се осигури прозрачност в счетоводството за периода. Възможно е с някакъв счетоводен софтуер просто да се върнем към първоначалния запис и да поправим грешката там, но използването на AJEs за тези корекции признава, че е била направена, призната и коригирана честна грешка. Промяната на оригиналните записи, след като са направени, може да предизвика подозрение, че някой се опитва да прикрие грешки или дори незаконни действия.
Съвети
-
Направете коригиращи записи в дневника в края на всеки финансов отчет. Това могат да бъдат месечни или тримесечни финансови отчети (междинни финансови отчети) или годишни финансови отчети. Обясненията за междинните финансови отчети включват периода, за който са направени корекциите, като "… за месеца, завършващ на 31 януари, 20ХХ", или "… за тримесечието, завършващо на 31 март, 20ХХ". Обяснението трябва да бъде достатъчно ясно, за да не се затруднявате да си спомняте защо записите са направени, когато ги погледнете по-късно.
Внимание
Тъй като тези коригиращи записи се правят в дневника за коригиране, не забравяйте да ги публикувате и в съответните сметки на главната книга. Повечето счетоводен софтуер, като например QuickBooks, автоматично правят тези съобщения в главната книга, когато ги въведете в дневника за настройка.
