Системите за архивиране се развиха през годините от подаването на документи в кутии до сложни софтуерни програми, които съхраняват файлове по електронен път. Въпреки че днес можете да изберете разнообразие, всички системи за подаване имат една основна цел: ефективно управление на записите. С различните налични системи за подаване е важно да се вземат предвид характеристиките на всеки от тях, за да се избере най-подходящият. Най-често срещаните системи за подаване са лесни за прилагане и осигуряват средство за ефективно управление на файлове.
Азбучен регистър
Алфавитното подаване е най-често срещаната система за подаване на данни за по-малко от 5000 записа. Подаването по азбучен ред е система, в която подреждате файловете по имена на физически лица, фирми, институции, агенции, теми, теми или географски местоположения според реда на речника. Тази система е ефективна за клиентски или потребителски файлове с имена. Ако подавате субекти, използвайте относителен индекс. Индексът е списък по азбучен ред на имената на темите, избрани да представят всеки обект. Отнесете се към относителния индекс, за да разберете какво име на темата трябва да напишете.
Цифрово подаване
При създаването на цифрова система за архивиране, подреждайте файловете в последователна последователност, като използвате числата директно от записа или от определен номер. Повечето системи използват индекс за извличане на файловете. Цифрова система за подаване увеличава производителността поради увеличената скорост на подаване и локализиране на файл.Той също така предоставя точна идентификация и позволява по-голяма конфиденциалност. Той е способен на безкрайни разширения и можете да го използвате за повече от 5000 записа, за разлика от азбучните системи за подаване.
Алфа-числово подаване
Алфа-цифровото подаване използва комбинация от имена и числа. Вие често използвате този тип система за регистриране с имена и номера на обекти. Подредете файловете по азбучни раздели или заглавие, след това по категория номер. Необходимо е да се използва относителен индекс за буквено-цифрови файлове. Индексът ще изброи номерата на кодовете, присвоени на всяко азбучно разделение.
Безхартиени картотеки
Безхартиените системи за подаване на данни стават общи за много фирми и домове. Той решава необходимостта от физическо пространство за съхранение и от проблема с изгубена или неуместна информация. Системата за подаване на документи без хартия позволява споделен достъп в множество отдели. Въпреки че споделеният достъп осигурява достъп до записите по заявка, можете да зададете потребителски права за преглед, редактиране, създаване или изтриване на файлове, за да контролирате достъпа. Видовете хартиени системи за подаване включват прости софтуерни програми, сървъри за документи и системи за управление на документи.
