Първоначалната комуникация между потенциален клиент и адвокатска кантора обикновено е по телефона, обработена от рецепционист. В резултат на това е важно рецепционистът на фирмата да бъде професионален и вежлив по всяко време. Поддържането на професионализъм понякога може да бъде предизвикателство, особено за рецепционистите, които ежедневно отговарят на голям брой обаждания. Но има някои принципи, които винаги трябва да следвате, когато отговаряте на обаждания в адвокатска кантора.
Първоначално приемане на повикване
Вземете всяко обаждане, като обявите името на адвокатската кантора, идентифицирайки себе си по име и питайки как можете да помогнете на обаждащия се. Например, „Добро утро, това е адвокатската кантора на X и Y, Джейн говори, с кого говоря?” След като идентифицирате обаждащия се по име, попитайте „Как мога да ви помогна днес, г-жо З.“ препращайте към обаждащия се по име по време на остатъка от разговора. Вземането на бележки по време на всяко повикване може да бъде полезно, особено по отношение на имената. Поддържайте позитивен тон по време на разговора, бъдете търпеливи и никога не губете настроението си. Избягвайте употребата на жаргон, жаргон или не-думи като "ъ-ъ" и "Ъм"
Идентифициране на нуждите на повикващия
Много е важно да слушате внимателно някой, който ви търси, и да идентифицирате нуждите й и да й предоставите исканата информация по ясен и сбит начин. Всеки, който търси, търси съдействие за получаване на необходимата информация или за намиране на точния човек, с когото да говори.
Насочете се към съответния човек в фирмата
Ако повикващият поиска информация, предоставена най-добре от адвокат, уведомете повикващия, че той трябва да говори с някой друг и да го помоли да задържи за прехвърляне. Свържете се с адвоката, на когото възнамерявате да прехвърлите повикването, обявете лицето, което ви търси, по име, разкрийте целта на разговора и прехвърлете повикването, ако адвокатът е на разположение. Не трябва да се оставя на изчакване повече от 45 секунди. След 45 секунди, попитайте обаждащия се дали иска да продължи да държи, би искал да бъде извикан обратно, когато адвокат е на разположение или би предпочел да се обади по-късно.
Край на повикване
Преди да приключите всяко обаждане, проверете дали можете да получите допълнителна помощ, преди да прекратите разговора. Благодаря на обаждащия се за разглеждане на адвокатската кантора. Рядко е възможно юридическият администратор да убеди потенциалния клиент да наеме адвокатска кантора, но за рецепциониста е много лесно да загуби клиент за адвокатска кантора, тъй като е непрофесионален, груб или неприятен.
