Повечето хотели провеждат нощни одити или проверяват баланса на своите гост-книги.Тези проверки са завършени, за да се гарантира точността на сметките на гостите, да се проверят финансовите транзакции на деня и да се проследят процентите на заетост и приходите от стаите, както и да се разбере кои гости ще проверяват следващия ден. Нощните одити могат да се провеждат ръчно или по електронен път, а в цялостната процедура има много стъпки.
Попълнете неизпълнени публикации за такси
Нощните одитори са отговорни да гарантират, че всички гост-транзакции от деня са правилно начислени и осчетоводени по профилите на гостите. Тези такси трябва да бъдат осчетоводени на точната дата или да се появят обърквания и несъответствия, когато гостът се отказва. Някои примери за такси от този вид включват такси за обслужване по стаите, такси за телефонни или интернет услуги, такси за химическо чистене, такси за мини-бар или разходи за паркиране на автомобили.
Съгласуване на състоянието и цените на стаята
След преглед на доклада за заетостта на деня и докладите за състоянието на домакинството, които се изпълняват всяка сутрин, нощният одитор трябва да съгласува всички несъответствия между двата доклада, за да научи действителния статут на заетост в хотелската стая. След това той сравнява записите за регистрация на гостите с доклада за стаята, за да се увери, че таксуваните или цитирани цени съвпадат. Например, някои гости могат да получат отстъпка за корпоративна стая при настаняване, но системата за резервации го посочва като стандартна.
Потвърдете No-Shows
Когато гостите имат резервации, но никога не се регистрират, те се считат за неприсъстващи. Нощният одитор трябва да провери тази информация в системата на фронт-офиса, за да гарантира, че дублираните резервации са премахнати, таксуването без покана се таксува и стаите са маркирани на разположение. Той също така трябва да отбележи в системата, че клиентът не се е появил, така че няма проблеми, когато не се покаже такса.
Цени и такси
Този процес на нощен одит обикновено е много по-лесен с автоматизирана система. Нощният одитор просто публикува или създава такса за действителните цени за нощувка в стаята и всички приложими данъци за всички заети стаи. След като потвърди тарифите и данъците, нощният одитор създава ставка и данъчен отчет.
Генерация на отчети
Нощният одитор създава няколко доклада, различни от цената на стаята и данъчния отчет. Те включват доклада за ежедневните операции, отделните доклади на отдела и доклада за високия баланс. Отчетът за ежедневните операции се състои от обобщение на цялата дейност на деня и включва подробности като общи приходи, касови операции на фронт офиса, оперативни статистически данни и вземания. Отделните отчети на отдела включват всички транзакции от други отдели на хотела, като например ресторант или бар на място, рум сървис и други хотелски зони. Отчетът за високия баланс просто идентифицира гости, които може да са близо до достигане на кредитните си лимити по сметката.
Окончателни процедури
Нощният одитор сравнява паричните плащания и изплащанията, балансира регистрите и след това създава ваучер за паричен депозит за банката. След това тя подкрепя компютърната система на хотела, за да гарантира, че цялата информация е запазена. Окончателната процедура е разпространението на всички доклади и информация на съответните страни, като генералния мениджър, мениджъра на рецепцията и обслужването по стаите или управителя на ресторанта.
