Заявление за работа дава на мениджърите важна информация за кандидат за наемане. Тя може също така да предостави ценна информация в бъдеще, ако се повдигнат въпроси за наетото лице за попълване на работа, или защо някой конкретен кандидат не е бил нает. Поддържането на добри трудови досиета може да помогне за защитата на работодателя в случай на завеждане на дело срещу компанията.
Наемане на записи
Всички бележки за интервю и въпроси за кандидатстване за работа трябва да съдържат съответни бележки за улесняване на решението за наемане. Добра идея е да се запазят заявленията за работа за лица, които работят за компанията за периода на заетостта им, плюс още 2 години след приключване на заетостта.
Заявени приложения
Трябва да пазите всички получени от вас приложения в отговор на всяко публикуване или реклама, която правите за свободно работно място. Ако в бъдеще неуспелите жалбоподатели твърдят, че сте били дискриминационни при отхвърлянето на нейната молба, може да се изиска да подадете молбата си и да обясните обективно защо не я разглеждате. Законът обикновено изисква да запазите тези заявления в продължение на две години.
Нежелани приложения
Можете също така да получавате непоискани заявления по пощата, лично или чрез интернет. Това често е много полезен източник на данни за кандидатите, като поканата на някого да бъде интервюирана въз основа на нежелано заявление може да ви спести много време и пари, когато става въпрос за попълване на свободни работни места, особено тези, които са неочаквани. Правейки това обаче, валидира непоисканите заявления като начин за заетост във вашата фирма и всички непоискани приложения придобиват статут на правни документи, които трябва да съхранявате във файл. Законът е малко по-ясен за това колко дълго да се запазят непоисканите заявления, но професионалистите в областта на човешките ресурси препоръчват да използвате същия 2-годишен стандарт, както при заявленията, които са поискани.
Задържане на приложения
Исканията на неуспелите кандидати могат да осигурят отправна точка за попълване на длъжността следващия път, когато бъде освободен, като основната причина за запазване на заявленията е тяхната потенциална стойност при защита срещу съдебно дело. Различни федерални и държавни закони забраняват дискриминацията при наемане по различни причини, включително възраст, пол, религия, национален произход, увреждане, което не пречи на изпълнението на работата, и семейно положение, наред с други. Неуспешните кандидати за работа понякога твърдят, че са били дискриминирани в процеса на наемане. Вашата най-добра защита срещу тези такси е да представите оригиналното заявление и придружаващия материал, както и съвременните бележки, които сте направили по заявлението.Ако следвате най-добрите практики за набиране и наемане на работа, този материал ще предостави обективна обосновка за това, че не сте наели кандидата.
