Бизнес писма се използват за официална комуникация в компании и организации. За разлика от случайната кореспонденция, написана за близки познати и роднини, бизнес писмата са предназначени да предадат информацията накратко и професионално на получателя. Обикновено бизнес кореспонденцията включва въведение, тяло и заключение. Разликите между двата формата могат да бъдат намерени в пунктуацията, дължината, тона и стила на писане. Освен това бизнес писмата обикновено изискват призив за действие или отговор след получаване на писмото.
Елементи, от които се нуждаете
-
Софтуер за текстообработка
-
Фирмена бланка
Започнете с основна фирмена или официална бланка. Уверете се, че адресът ви е включен в горната част, заедно с данните за контакт и фирменото лого, ако е приложимо.
Напиши датата. Поставете адреса на получателя два реда под датата, над поздрава. Включете име, официално заглавие, име на фирма и адрес на офиса.
Въведете поздрава два реда под адреса на получателя. Свържете се с получателя, като използвате „Уважаеми”, последвано от името и фамилията на човека. Не забравяйте да добавите двоеточие вместо запетая след последното име. Използвайте „За кого може да се отнасяте“ или „Уважаеми господине / господа“, ако не знаете името или пола на получателя.
Започнете интрото си след поздрава. Говорете за това защо пишете бизнес писмото и какво искате да поискате от получателя. Посочете позицията си, ако представяте аргумент. Референтни събития, срещи или лица, които са познати или подходящи за читателя.
Разгледайте целта или основната тема на вашето писмо в тялото. Дайте примери, подкрепящи вашия аргумент, искане или предложение. Дайте подробности за характеристиките на продукта и ползите, както и за препоръките на клиентите, ако ги продавате на клиент или потенциален клиент.
Следвайте тялото с заключението си. Потвърдете първоначалното си искане или позиция. Благодари на читателя за нейното време и внимание и й кажи как може да се свърже с вас за допълнителни въпроси или информация.
Завършете с две допълнителни линии от последното изречение на тялото. Разпределете четири места за вашия подпис и отпечатано име.
Съвети
-
Макар и незадължително, можете да отбележите целта на писмото в самото начало, като включите тема на заглавието преди поздрава. Също така е обичайно да се добави линия за внимание, която ясно да посочва получателя.
Напишете кратки и кратки изречения. Не забравяйте, че читателите може да преглеждат по-скоро вместо да четат всяка дума в писмото ви. Удебелен текст, който смятате за важен за читателя. За букви, които са по-дълги от една страница, обмислете групирането на параграфи под заглавията или организирайте съдържанието с помощта на маркери и цифри.
