Организационната структура е дефинирана от университета Ламар като “формална система от задачи и отношения на отчитане, която контролира, координира и мотивира служителите, така че те да си сътрудничат за постигане на целите на организацията.” Администрацията на офиса може да използва различни организационни структури, базирани на вида бизнес. Всяка структура, използвана в офисната администрация, има предимства и недостатъци.Оценете офиса си и определете коя структура отговаря най-добре на вашите нужди.
Функционална структура
Функционалната структура поставя хората с подобни позиции, умения и задачи в различни групи. Общата функционална структура е център за обслужване на клиенти. Всеки човек изпълнява същата задача, използвайки същото оборудване и има обща цел да се справя с проблемите на клиентите. Предимствата в тази структура са, че е лесно да се общува с определена група, решенията се вземат бързо, а обучението и развитието са по-ефективни, защото всеки учи едно и също нещо едновременно. Недостатъците на тази структура са, че тя ограничава разнообразието сред персонала и е по-трудно да се отговори на променящите се нужди.
Дивизионна структура
Разделените структури са по-широки по обхват от функционалните структури. Функционалната структура се основава на група хора с една и съща задача, докато разделните структури са подразделения в по-голяма компания. Например, ако една корпорация притежава различни марки, една марка може да се счита за свой отдел и да има свой собствен HR екип, маркетингов екип, връзки с обществеността и изпълнителна група по отношение на подразделението. Това позволява подобрено качество на продуктите и услугите, персонализирано управление, повишена екипна работа и бързо вземане на решения. Тази структура обаче изисква високи оперативни разходи, не насърчава комуникацията между разделенията и увеличава конфликтите.
Плоска структура
Плоската структура в администрацията включва администрацията и членовете на екипа в процеса на вземане на решения, мозъчна атака и обратна връзка. Плоската организация има ограничени нива на йерархия, когато става въпрос за административни нива. Тази структура насърчава откритата комуникация и включва демократични и делегиращи управленски стилове.
Висока структура
Високата организационна структура има множество нива на административно ръководство. Високата организация пречи на членовете на офиса да взаимодействат с администрацията. Обратната връзка не се насърчава, а от служителите се очаква да следват заповедите на администрацията без съмнение. Един авторитетен административен стил обикновено се използва във високи организационни структури и често се среща в правоприлагащите и военните органи.
