Парите са жизнената сила на всяка компания и е трудно да бъдем успешни, без да поддържаме добър контрол върху това как вашите приходи се движат. Част от този процес генерира достатъчно приходи, за да бъде печеливш и да поддържа строг контрол върху разходите ви. На още по-базово ниво, това означава контрол, който има достъп до банковите сметки на компанията и при какви условия.
Съвети
-
Титуляр на сметката е лицето, което поема юридическата отговорност за обработката на сметката.
Притежател на сметка в еднолично търговско дружество
Ако работите като едноличен търговец, управлението на банковата ви сметка е лесно. Ще бъдете титуляр на сметката, точно както бихте направили, ако това е вашият личен профил. Ще го настроите по същия начин, с личната си идентификация и номера на социалното осигуряване.
Също така ще предоставите две допълнителни информация за конкретния бизнес: идентификационния ви номер на служителя от данъчната служба - трябва да имате, ако имате служители или планирате да ги притежавате - и, ако е приложимо, фиктивното име, под което работите, Вашето име е в профила, така че сте титуляр на сметката по юридическа дефиниция.
Дръжте ги разделени
Когато вашият бизнес се състои само от вас, може да се изкушите да пропуснете целия процес на създаване на отделна сметка за бизнеса и просто да използвате един от личните си сметки и за двете цели. Не че ти не мога направете това или други хора не направете го, но това е наистина лоша идея.
Както вие, така и вашият счетоводител ще ви е трудно да разделяте вашите бизнес и лични транзакции и това ще направи много допълнителна работа за вас в края на годината и в данъчното време. Това не е устойчиво, ако планирате да развиете бизнеса си, така че е по-разумно просто да правите нещата по правилния начин от самото начало.
Даване на някой друг достъп
В повечето фирми ще дойде време, когато сте прекалено заети, за да правите всичко сами. В този момент ще трябва да дадете на някой друг достъп до банковите сметки, за да могат да обработват поне рутинни транзакции и плащания на сметки за вас. Тези хора няма да бъдат притежатели на сметки, както вие сте, но ще им делегирате някаква степен на власт в банката от ваше име.
В по-големите компании хората, които избирате, могат да бъдат мениджъри или ключови членове на вашия счетоводен екип. В една малка фирма, тя може да бъде толкова просто, колкото да даде на единствения ви служител, който да подписва. Вашата банка ще запише техните лични идентификационни номера и номера на социалното осигуряване, както ако те са притежатели на сметки.
Притежатели на сметки в партньорства
Създаването на банкови сметки в партньорство е сравнително сходен процес. Всеки партньор предоставя лична идентификация, както и идентификационен номер на служителя на компанията и неговото фиктивно име. В този случай ще трябва да предоставите копие от споразумението за партньорство и удостоверението за регистрация, ако това е командитно дружество.
Всеки партньор с повече от 25% дял от собствеността и значимият контролер, който носи основната отговорност за управлението на бизнеса, трябва да предостави допълнителна информация. В някои случаи, като група от лекари, които съвместно оперират с клиника, всеки партньор може да има отделна основна сметка, но да има споделен достъп до вторичен номер на сметката за своите колективни операции.
Достъп до профила в други бизнес структури
По-големите дружества учредяват банкови сметки по подобен начин, като същественият контролер и всеки, който притежава 25-процентен дял или по-голям, предоставя на банката допълнителна лична информация.
В тези случаи компанията може също така да предостави на банката оперативен договор, в който да обясни кой е отговорен за управлението на компанията и документ, наречен банкова резолюция, в която се обяснява кои хора имат право да създават сметки и услуги в банката и при какви условия. Колкото по-голяма е компанията, толкова по-вероятно е ежедневното банкиране и чекването да се извършват от сравнително ниско ниво мениджъри или счетоводен персонал, за разлика от собствениците или висшето ръководство.
Установяване на контроли
Важно е да имате контрол върху използването на банковите си сметки и особено върху проверките и платежните права. Това може да бъде толкова просто, колкото да се запазят физическите проверки на компанията под ключ и да се ограничат ключовете за няколко доверени хора. В по-големите компании това не е практично, но може да изберете да настроите своя счетоводен софтуер, така че само определени хора да могат да отпечатват чекове. Друг общ контрол е да се изисква втори упълномощен подпис върху проверки над дадена сума в долари, което намалява риска от измама или присвояване.
