Представете си това: обаждате се на доставчик, за да поръчате някои джаджи и да ги застреляте с имейл, за да потвърдите. Проблемът е, че те ви изпращат пет случая вместо четири и ви изпращат по-голяма фактура, отколкото очаквахте. Тъй като нямате нищо законосъобразно да държите този продавач отговорен, няма много да се върнете. Можеш да се ядосаш и да заплашваш да откажеш плащането, но всичко може да се обърка и да развали отношенията ти. Какво да правя? В бъдеще можете да помислите за въвеждане на система за поръчки за покупка. Организациите на производители играят важна роля в контролирането на бизнес покупки, като ви помагат да проследявате поръчките и да управлявате плащанията за свършената работа.
Какво е поръчка за покупка?
Поръчката за покупка е официалното потвърждение на поръчка за стоки и услуги. Той действа като договор между бизнес и неговите доставчици, така че доставчикът знае точно какво е поръчано и бизнесът знае точно какви продукти и услуги ще бъдат доставени и до коя дата. Когато доставчик приеме поръчка за покупка, той създава правно обвързващ договор между двете страни. Така че, никога няма да останете с допълнителен случай на джаджи, които не ви трябват, а доставчикът е защитен, защото той вече има правно доказателство, че стоките и услугите са поръчани. Ако не сте създали поръчка за покупка, изобщо няма да има задължителна поръчка от клиента.
Какво изглеждат поръчките за покупка?
Поръчките за покупка много приличат на фактура. Единствената разлика е, че купувачът ги създава, а не продавачът. Обикновено поръчката за покупка ще съдържа следната информация:
- Информация за фирмата на купувача.
- Адрес за доставка / фактуриране.
- Информация за фирмата на доставчика.
- Подробности за поръчката - продукт, количество, цена и дата на доставка.
- Дата на поръчка за доставка.
- Номер на пощенска кутия.
Възможно е да има и специфични условия за поръчката, например когато трябва да се извърши плащането. Много фирми създават стандартизиран документ за поръчка за покупка с пълна информация, за да се гарантира последователност.
Какво е номер на поръчка за доставка?
Ако има една позиция в поръчката за покупка, която трябва да включите, това е номерът на поръчката. Номерът на ПО е уникален референтен номер, който улеснява съчетаването на доставките с покупки, когато те пристигнат. Използването им трябва да ускори обработката на фактурите Ви, тъй като лесно можете да проследявате кога са извършени плащания по конкретни поръчки. Също така намалява риска от неправилни плащания, тъй като няма да плащате по фактури, които нямат съответно ПО.
Ето един пример. Да предположим, че се нуждаете от нов комплект картотеки. Създавате поръчка за покупка с размера, количеството и специфичните изисквания за шкафовете и ги изпращате на производителя. След като производителят одобри поръчката за покупка, той създава правен договор между двете страни. Производителят ще ви изпрати шкафовете и ще изпрати фактура за цялата дължима сума. Тази фактура ще посочва номера на поръчката. Така че, когато получите фактурата, можете да я проверите срещу поръчката за покупка, за да се уверите, че двата документа съвпадат. Ако го направят, продължете да плащате. Ако не го направят, някой е направил грешка, която трябва да проучите.
Как да интегрирате системата за поръчка за покупка в бизнеса си?
Ако никога преди не сте използвали ПО, ще ви бъде простено да мислите, че е толкова просто, колкото да създадете шаблон за поръчка за покупка в Microsoft Word или вашия счетоводен софтуер. Тези опции са чудесни за създаване на физически документ за поръчка за покупка, но има някои допълнителни неща, за които трябва да помислите, преди да можете да интегрирате система за PO в бизнеса си:
Кой купува?
Администраторът на основна поръчка за покупка трябва да контролира системата за поръчки за покупка. Това ще централизира покупката ви и ще ви даде ясен запис за това колко пари се изразходват. Веднага след като се създаде ПО, администраторът може незабавно да включи разходите в бюджета на компанията. По същество ще започнете с вземане на кредитни карти от ръцете на генералния щаб.
Какъв е процесът за набиране на реквизиция?
Всеки PO процес започва с заявка. Това е заявка за поръчка за покупка, която служителите правят, когато имат нужда да купуват стоки или услуги. Трябва да създадете стандартизиран шаблон за заявка, който всички членове на персонала трябва да използват. Много малки предприятия позволяват на служителите си просто да изпратят искането си до мениджър, който ще се свърже с администратора, за да разпредели бюджет, да получи одобрение за покупката и да повиши необходимата PO.
Добавянето на система за реквизиция гарантира, че персоналът трябва да получи централизирани палци, преди да закупят, така че нищо да не се промъкне през пукнатините. Скоро ще имате достатъчно данни, за да проследявате как служителите използват снабдяване и модели на покупка на място, като например, има ли възможности за закупуване на намален обем от доставчик?
Как ще регистрирате ПО?
Администраторите могат да изберат да одобрят, отхвърлят или да маркират заявка за по-нататъшно обсъждане. След като заявката бъде одобрена, администраторът на ПО трябва да определи номер на поръчка за поръчка - можете да използвате всеки алфа-цифров код, който желаете - и да го запишете в регистър на ПО. Поддържането на регистър гарантира, че ще поддържате общия брой покупки. Можете да видите въздействието на една заявка, преди да я одобрите, и да актуализирате бюджета си при всяко повдигане на ПО. Това също е ключова част от одитните пътеки, като се гарантира, че няма несъответствия между доставките и излизащите плащания.
Как ще управлявате доставчиците?
Разбира се, ще трябва да уведомите доставчиците си, че се премествате в PO система. Това е толкова просто, колкото да се свържете с доставчиците си и да ги информирате, че ще изпратите поръчка за покупка, преди да извършите плащане за стоки. Как ще получите ПО на доставчика зависи от вас - най-често администраторът ще го изпраща директно на получателя.
След като продавачът получи поръчката ви за покупка, те трябва да го проверят внимателно за грешки, преди да подготвят стоките, които ще бъдат доставени. Много от по-големите доставчици са свикнали да купуват от ПО и имат създадени системи, които ще сигнализират за профила ви, ако се опитате да закупите без ПО.
Как ще съгласувате плащанията по фактури с регистъра на ПО?
Ако поддържате актуален регистър на ПО, тогава съгласуването на фактурите или извлеченията от кредитни карти спрямо поръчката за покупка не е особено трудно или отнема много време. Вие просто търсите да сигнализирате за всяка покупка, която не е била записана с ПО. След това, това е случай на обучение на персонала за елиминиране на излишните покупки в бъдеще.
Трябва ли да автоматизирате процеса на поръчка за доставка?
Вместо да правите нещата ръчно, можете да изберете да инвестирате в някой софтуер за закупуване на собственици на малки предприятия. Тези системи могат да автоматизират вашите заявки и рутинни одобрения и автоматично да генерират ОП, което прави всичко по-малко предизвикателно. Освен това те управляват документите ви за покупка от централизирано на едно място, достъпно от всяко място, което улеснява управлението на поръчките за покупка в движение. Някои системи имат и други полезни функции, като каталог на доставчици, за да направят заявките за покупки по-лесни и по-удобни за вашите служители.
Платформите са толкова широки, колкото са дълги и има много сайтове за преглед онлайн, които ви помагат да стесните опциите. Както винаги, възползвайте се от демонстрациите и безплатните пробни периоди, така че сте сигурни, че сте взели правилното решение, преди да купите.
