Ако притежавате бизнес, трябва да имате възможност да закупите доставки на кредит. Единственият начин да направите това е да подадете поръчка за покупка, която показва кой одобрява покупката. Без поръчка за покупка рискувате да намалите паричния си поток или да увеличите дълга си, защото ще трябва да закупите с пари в брой или с кредит. Създаването на поръчка за покупка ви позволява да плащате в рамките на 90-дневен прозорец. Тази гъвкавост ви помага да запазите бизнеса си.
Отворете нов документ, като използвате предпочитания от вас софтуер за редактиране на документи. MS Word, MS Excel, счетоводна отчетност на дърветата с праскова или бърза книга съдържат инструментите за създаване на поръчка за покупка. Ако искате безплатна опция, Google Docs ви позволява да използвате онлайн програмата за текстообработка, а Open Office.org предлага безплатни алтернативи на продуктите на MS Office.
Въведете името на фирмата, адреса, телефонния номер, номера на факса и адреса на електронната поща в горния ляв ъгъл на документа. Ако имате лого, го импортирайте и позиционирайте вляво от името и адреса на фирмата. В долния ред под информацията за адреса си включете вашия данък върху продажбите на дребно, за да можете да получите качество за освобождаване от данък продажби за някои видове бизнес доставки.
Създайте място за номера на поръчката за покупка, като напишете "Поръчка за покупка **** ____ "в горната средна част на документа. Когато използвате поръчката си за закупуване на стоки, задайте номер в това пространство, така че да изглежда като" Поръчка 00012. Ако работите в Quickbook или Peach Tree, софтуера автоматично ще присвои последователен номер.
Създайте раздел „Дата на изтичане“ в горния десен ъгъл на документа. Задайте шрифта за тази информация до 20 или 22 точки, така че продавачът знае кога ще се нуждаете от доставката.
Създайте отделни колони за всеки детайл от продукта, който искате да закупите. Общите колони включват дата, количество, описание на артикула и цена на продукта. Някои доставчици обаче се нуждаят от допълнителна информация като UPC номер или каталожен номер. Създайте три "различни" колони, за да поберете уникалните идентификатори на продукта.
Създайте междинна сума, данък и общо общо пространство под колоните, които обобщават цялата покупка.
Създайте секция „Инструкции за доставка“ в долната част на страницата, която трябва да включва място за адрес за доставка (ако е различен от адреса на фирмата) и специални инструкции за това къде трябва да вземе продуктите.
Създайте линия за подпис за подписа на упълномощения подпис. Можете да накарате лицето да подпише всяка поръчка за покупка, но много от програмите за текстообработка ще ви позволят да импортирате графичен подпис и да го поставите в документа.
В най-долната част на формуляра, посочете условията на покупката като приемане на доставка, повредени стоки, изисквания за фактури и условия за плащане.
