Предприятията обикновено изискват документи за всичко друго, но не и за най-малките фирмени покупки. Поръчката за покупка намалява документите. Вместо, да речем, три десетки поръчки за покупка на хартия за принтери през следващата година, компанията използва едно общо споразумение за покупка, за да поръча хартия за една година. Това спестява пари и време, но не работи за всяка покупка.
Съвети
-
Фирмите използват поръчки за закупуване, когато се нуждаят от постоянна доставка на стандартизиран продукт. С едно общо ПО, едно дружество може да закупи цената на доставките за една година. Доставчикът доставя през цялата година, когато фирмата поиска.
Закупуване с одеяло PO
Поръчката за закупуване на облекло има някои от предимствата на закупуването на насипни товари. Тъй като има само една поръчка за покупка, тя спестява на персонала да се налага да пише много поръчки за покупка за едно и също нещо отново и отново. Чрез замяна на множество малки покупки с една голяма покупка, компанията може да се класира за масови отстъпки, но за разлика от покупката в насипно състояние, компанията не трябва да получава и съхранява цялото количество. Вместо това, купувачите просто се обаждат на доставчика, когато трябва да възстановят запасите си.
Един общ ПП е по-гъвкава версия на постоянното нареждане. Компаниите използват постоянни нареждания, когато се нуждаят от редовни доставки на определени количества. Например, производител, който използва 50 литра киселина всяка седмица, може да създаде постоянна поръчка: всеки понеделник сутринта продавачът на киселини доставя киселинното снабдяване на тази седмица. Ако фирмата се нуждае от една и съща сума, но при по-променлив график, тя вероятно ще използва общ ред. По този начин продавачът не доставя киселината, докато компанията не я поиска.
Декоративните и постоянни поръчки позволяват на бизнеса да спести време и често пари. Няма нужда да преговаряте за цените с всяка пратка или да търсите нов доставчик, защото поръчката за покупка блокира всичко това.
Използване на общите ОП
Поръчката за покупка е добър избор, ако фирмата ви прави многобройни повтарящи се покупки или предоставя стандартизиран продукт или услуга. Ако можете да получите отстъпка за количество, като отидете одеяло, това е още по-добра сделка.
Обикновената ПО е лош избор, ако нямате твърда цена за покупката или ако цената подлежи на промяна без предизвестие. Рисковано е, ако не сте сигурни, че продуктът или услугата са достатъчно качествени, за да отговорят на вашите нужди. В тези ситуации често е по-безопасно да се придържате към няколко поръчки за покупка, докато не намерите надежден доставчик.
Поръчката за покупка трябва да определя цените, количествата, сроковете и условията за фактуриране. Тя трябва да посочи колко време ще продължи споразумението и да включва клауза за отмяна. Дори и след като изпълните споразумението, наблюдавайте покупките си. Ако вашата компания завърши поръчката повече, отколкото споразумението покрива, няма да получите гарантирана цена на допълнителните стоки.
